Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) für die Arztpraxis

Eine Arztpraxis braucht wie jedes andere Unternehmen eine Finanzbuchhaltung. Es lohnt sich für Sie, die wichtigsten Kennzahlen zu verstehen und aktuelle Daten für Ihren Steuerberater zu haben. Hier erklären wir, was die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann und wie sie funktioniert.

Einen Überblick über die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen bekommen Sie mit einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung hilft Ihnen, die verschiedenen Einnahmequellen und Kostenarten Ihrer Praxis übersichtlich aufzuschlüsseln.

Mithilfe der BWA können Sie folgende Fragen jederzeit beantworten:

• Woher stammen Ihre Einnahmen?
• Wofür geben Sie Ihr Geld aus?
• Wie haben Sie Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum entwickelt?
• Wie zahlungsfähig sind Sie?
• Wie stehen Sie im Vergleich mit anderen Kollegen da?

Einnahmen, Umsatz und Gewinn

Viele Ärzte verwechseln Einnahmen mit Gewinn, und das ist fatal für ihre Finanzplanung. In Gesprächen mit Bank und Steuerberater gehen durch das Unwissen wichtige Informationen verloren.

Die Einnahmen sind der Umsatz Ihrer Praxis, also was Sie z. B. über GKV- und PKV-Honorare, Zinsen etc. an Geld erhalten. Davon ziehen Sie alle Ausgaben (Miete, Strom, Gehälter, etc.) Ihres Unternehmens ab.

Bleibt ein Plus übrig, ist das der Gewinn. Vom Gewinn müssen Sie noch Steuern zahlen. Am Schluss der Rechnung steht Ihr Einkommen.

Kurzfristige Erfolgsrechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-BWA zeigt Ihnen, wieviel Sie zu einem Stichtag (z. B. dem 31.12.) eingenommen und ausgegeben haben (kurzfristige Erfolgsrechnung). Sie ähnelt damit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die auch Teil der Bilanz ist.

Zu den typischen betrieblichen Erträgen einer Arztpraxis gehören:

• GKV-Honorare
• PKV-Honorare
• Honorare für Selbstzahler-Leistungen (IGeL)

Zu den Ausgaben zählen zum Beispiel:

• Gehälter
• Miete
• Strom, Heizung, Wasser
• Versicherungen
• Praxiseinrichtung
• Praxisbedarf
• Sonstige Kosten

Alle Kennzahlen werden in separaten BWA-Zeilen dargestellt. So bekommen Sie einen besseren Überblick, wo Sie noch Optimierungspotenzial haben.

Wenn Sie jedes Quartal oder sogar eine monatliche BWA erstellen, haben Sie immer einen aktuellen Überblick über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens. So können Sie schnell gegensteuern, sobald sich ein negativer Trend abzeichnet. Deshalb sollten Sie auch, wenn Sie eine Bilanz erstellen, nicht auf die Betriebswirtschaftliche Auswertung verzichten.

Die Stichtags-Zahlen der einfachen BWA alleine sind aber noch nicht besonders aussagekräftig. Insgesamt sollten Sie immer mindestens die letzten drei Jahre betrachten.

Sie sollten auch Vergleiche mithilfe der BWA anstellen: Beobachten Sie die Entwicklung über mehrere Quartale und Jahre hinweg, und vergleichen Sie sich mit Ihrer Fachgruppe. Geben Sie signifikant mehr aus oder nehmen weniger ein als der Durchschnitt Ihrer Kollegen?

Sie können sogar Soll-Zahlen für die Zukunft definieren und in regelmäßigen Abständen kontrollieren, ob Ihre aktuelle Ertragslage mit dem Plan übereinstimmt. So sehen Sie z. B., ob Maßnahmen zur Umsatzsteigerung den gewünschten Effekt haben. Wenn nicht, können Sie frühzeitig eingreifen und nachjustieren.

Auch Banken und Steuerberatern gibt die BWA-Analyse mehr Einblick in die betriebswirtschaftliche Entwicklung Ihres Unternehmens. Bei einer Kreditverhandlung oder wenn Sie um Fördermittel ansuchen, kann das entscheidend sein.

Neben Gewinn und Einkommen sollten Sie aber auch über Ihre Liquidität Bescheid wissen. Denn nur wenn Sie liquide sind, können Sie laufende Kosten auch wirklich zahlen – und auch spontane Ausgaben abfedern.

Auf dem Papier haben Sie zum Beispiel monatlich 10.000 Euro zur Verfügung. Praktisch können Sie über dieses Geld aber nicht uneingeschränkt verfügen, weil es zum Beispiel durch Kreditraten, Rücklagen, Steuernachzahlungen etc. gebunden ist.

Die Geldverwendungsrechnung baut auf Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung auf. Mit ihrer Hilfe merken Sie schnell, wieviel von Ihrem Geld tatsächlich frei zur Verfügung steht. Viele Ärzte sind sehr überrascht, dass ihre Praxis zwar viel Umsatz macht, die Liquidität aber negativ ist. Mithilfe der Geldverwendungsrechnung erkennen Sie diese Gefahr und können z. B. Kosten umschichten, um Ihre finanzielle Situation zu entspannen und eine Insolvenz abzuwenden.

Eine BWA zu erstellen ist keine Pflicht für Arztpraxen. Sie ist aber sehr sinnvoll für kleine Unternehmen, denn sie hilft bei der betriebswirtschaftlichen Planung.

Die Daten für Ihre BWA ziehen Sie aus der Finanzbuchhaltung (weitere Informationen dazu finden Sie unter Buchhaltung).

Die meisten Ärzte überlassen die Erstellung ihrem Steuerberater und der Buchhaltungssoftware DATEV. Sie können diese Aufgabe aber auch selber übernehmen. Wichtig dabei ist, dass Sie keine DATEV-Standard-BWA für Unternehmen erstellen, sondern eine spezielle Arzt-BWA. Statt DATEV können Sie auch eine Excel-Tabelle nutzen.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung listet nur das auf, was tatsächlich bezahlt und geleistet wurde. Offene Forderungen oder zukünftige Raten listet die BWA nicht auf. Auch nicht, dass Sie zum Beispiel monatlich Geld auf ein Extrakonto zurücklegen, um für eine größere Investition zu sparen. Private Einlagen und Entnahmen tauchen in der BWA nicht auf.

Sie müssen daher vorsichtig sein, was Sie aus den Zahlen der Betriebswirtschaftlichen Auswertung herauslesen. Eine Bilanz kann für mehr Klarheit sorgen, ist aber aufwändiger.

Ihre BWA: Die Grundlage zum Praxiserfolg

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung für Arztpraxen (Ärzte-BWA) unterscheidet sich in einigen Punkten von der Standard-BWA für Unternehmen. Die Beispiel-BWA für Ärzte finden Sie in unserer Praxisinfo „Die Auswertung Ihrer Buchhaltung“.

Mit dem speziellen Rechenschemata für niedergelassene Ärzte erstellen Sie ganz leicht eine qualifizierte BWA. So können Sie zukünftig auf einen Blick feststellen, wie Ihre Praxis wirtschaftlich dasteht. Damit haben Sie alle Werkzeuge in der Hand, um eine Insolvenz zu vermeiden und langfristig erfolgreich zu sein.

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