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10 Vorsätze für den Praxisarzt im neuen Jahr

Der Jahreswechsel ist für viele Menschen ein kleiner Neustart. Man überdenkt alte Gewohnheiten, fokussiert sich neu, macht sich gute Vorsätze. Für Ärzte ist die kurze Auszeit rund um die Feiertage eine gute Gelegenheit, sich zu fragen: Was will ich 2020 mit meiner Praxis erreichen?

 

1. Guter Chef sein

Der Jahreswechsel 2020 ist ideal, um Ihre Rolle als Chef wieder etwas aktiver zu gestalten. Aktiv bedeutet aber nicht stärkere Überwachung, sondern konkrete Führungsaufgaben zu erfüllen. Wenn Sie noch keine regelmäßigen Praxisbesprechungen haben, führen Sie sie jetzt ein. Auch zehn Minuten wöchentlich können schon helfen, dass der Praxisbetrieb runder läuft. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance für Verbesserungsvorschläge.

Sprechen Sie in den individuellen Mitarbeitergesprächen darüber, welche Entwicklungsperspektiven Sie Ihren MFA geben können. Vielleicht gibt es ja noch Bereiche, zum Beispiel im wirtschaftlichen Praxismanagement, wo Sie Aufgaben delegieren können.

Gut vorbereitet ins nächste Mitarbeitergespräch starten Sie mit unserer Praxisinfo „Mitarbeitergespräch“. Wenn Sie schon Mitglied im Virchowbund sind, können Sie die Tipps und Checkliste im Mitgliederbereich herunterladen. Falls nicht, können Sie hier in unser Angebot hineinschnuppern.

 

2. Für den Notfall vorsorgen

Kein Mensch setzt sich gerne mit dem eigenen Tod und oder schweren Erkrankungen auseinander. Dennoch ist es wichtig, dass Sie als Praxisarzt für solche Fälle mit einem Notfallordner vorsorgen. Nur so stellen Sie sicher, dass die Praxis weiterlaufen kann, Konten nicht gesperrt werden, Miete und Gehälter bezahlt werden können und Familie sowie Mitarbeiter abgesichert sind. In den Notfallordner gehören:

  • Testament
  • Vorsorgevollmacht
  • Patientenverfügung
  • Betreuungsverfügung
  • Unternehmervollmacht
  • Bankvollmachten für Geschäfts- und Privatkonten

 

und zusätzlich noch Informationen zu folgenden Themen:

  • Mitgliedschaft bei Ärztekammer, Kassenärztlichen Vereinigung und Versorgungswerk
  • Versicherungen der Praxis und private Versicherungen
  • Sonstige Verträge wie Abos, Leasingverträge etc.
  • Mitgliedschaft in Verbänden und Vereinen, beruflich und privat
  • Immobilienverzeichnis, Mietvertrag für Wohnung und Praxis
  • Mitarbeiterverzeichnis mit Tätigkeitsbeschreibung
  • Kontaktdaten der Angehörigen
  • Dienstleister im Notfall, z. B. Anwalt und Steuerberater
  • Wichtige Passwörter (bzw. wo diese aufbewahrt werden)

 

Informieren Sie Ihre Angehörigen und ggf. auch Ihre Kollegen in der Praxis über diesen Ordner. Gegen eine Gebühr von 50 Euro können Sie die Dokumente zusätzlich im Zentralregister der Bundesnotarkammer hinterlegen.

 

3. Terminmanagement updaten

Terminvereinbarungen kosten im Praxisalltag viel Zeit. Besonders ärgerlich ist es dann, wenn Patienten kurzfristig absagen oder ohne Absage gar nicht erscheinen. Über digitales Terminmanagement können Sie daher wertvolle Zeit sparen. Wenn Sie ein integriertes Erinnerungssystem nutzen, das z. B. 24 Stunden vor dem Termin automatisierte Nachrichten an Ihre Patienten verschickt, erhöht das die Termintreue deutlich. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Ihre Praxis wird attraktiver für jüngere Patientengruppen.

Viele Ärzte möchten gerne Honorare für ausgefallene Termine fordern. Wann das möglich ist, haben wir ein einem eigenen Blogbeitrag zum Schadensersatz erklärt.

 

4. Praxisorganisation verbessern

Es gibt keine Praxis, in der sämtliche Abläufe perfekt sind. Verbesserungspotenzial gibt es überall. Oft hilft eine bessere Praxisorganisation auch dabei, Zeit zu sparen. Die berühmte 80-20-Regel besagt, dass Sie bereits 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreichen können. Umgekehrt müssen Sie dann noch einmal 80 Prozent Aufwand in eine Aufgabe hineinstecken, um die restlichen 20 Prozent an Ergebnis zu erreichen.

Wo können Sie also an Perfektionismus einsparen, um dadurch sehr viel mehr Zeit zu gewinnen? Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, welche typischen Zeitfresser es in Ihrer Praxis gibt und wie Sie diese vermeiden können. Verschwenden Sie viel Zeit mit wiederkehrenden Abläufen, die sich automatisieren ließen? Könnten Sie Telemedizin einsetzen um z. B. Fahrzeit bei Haus- und Pflegeheimbesuchen zu sparen? (Übrigens, wie Sie diese Besuche abrechnen, lesen Sie in einem eigenen Blogbeitrag).

Ein häufiger Planungsfehler ist es, den Aufwand einzelner Aufgaben zu unterschätzen. Planen Sie pauschal 10 Minuten pro Termin ein, oder berücksichtigen Sie bereits in der Planung, dass der ältere Chroniker länger braucht, um sich an- und auszukleiden, oder dass Arzt 1 sich gerne etwas länger mit den Patienten unterhält als Arzt 2? Kennen Sie Ihre Stoßzeiten und orientieren Ihre Terminplanung daran?

Ein dritter Ansatz: Haben Sie die regelmäßigen organisatorischen Aufgaben (Telefonate, Briefe, Bestellungen und anderer Papierkram) als Fixposten in Ihre Arbeitszeit eingeplant, oder quetschen Sie diese einfach dazwischen? Probieren Sie z. B. eine halbe Stunde pro Tag für solche Aufgaben zu blocken, bevor die ersten Patienten kommen.

 

5. Datenschutz überprüfen

Datenschutz ist immer noch ein großer Aufreger und sorgt für viel Unsicherheit unter Ärzten. Das muss nicht sein. Im Praxisärzte-Blog gaben wir Ihnen schon vor einiger Zeit 6 Tipps, wie Sie Ihre Praxis vor Datenklau schützen. Zusätzlich finden Sie alles Wissenswerte zum Datenschutz in der Praxisinfo „DSGVO in der Arztpraxis“ aufgeschlüsselt. Kostenlose Leseproben aus unserem Praxisinfo-Angebot finden Sie hier.

Als Verband der niedergelassenen Ärzte haben wir außerdem Bausteine für die Datenschutzerklärung entwickelt. Nutzen Sie unseren Mustertext und lassen Sie sich zusätzlich noch rechtlich beraten, denn jede Praxis ist individuell. Mit dem Rundum-Datenschutzpaket des Virchowbundes in Kooperation mit Health Data Protect bekommen Sie alle Unterstützung, die Sie brauchen.

 

6. Praxisräume verschönern

Ist Ihre Praxis rein optisch in die Jahre gekommen? Nutzen Sie das neue Jahr für ein paar kosmetische Behandlungen: Flecken an Wänden und Türen ausbessern, Böden reinigen, alte Plakate und Flyer ausmisten... Das geht schnell, kostet nicht viel Geld, kann aber große Wirkung entfalten.

Hier finden Sie 5 einfache Tipps, um Ihre Praxis zu verschönern.

 

7. Lohnkosten optimieren

Personalkosten machen oft mehr als 50 Prozent der Ausgaben einer Arztpraxis aus. Das Problem sind nicht die Gehälter, sondern die Lohnnebenkosten, also die Sozial- und Versicherungsabgaben. Darum „lohnt" es sich, diese Nebenkosten zu optimieren. Keine Sorge: Sie müssen dafür keine Gehälter senken. Setzen Sie einfach Lohnbausteine ein. Für Lohnbausteine fallen keine Sozialabgaben und nur geringe oder keine Lohnsteuern an. Sie als Arbeitgeber sparen Kosten und Ihre Angestellten haben mehr Netto vom Brutto.

Achtung: Vertraglich vereinbartes Arbeitsentgelt dürfen Sie in der Regel nicht einfach in Lohnbausteine umwandeln. Aber wenn eine Gehaltserhöhung ansteht oder Sie neue Mitarbeiter einstellen, können Sie Teile des Entgelts in Form von Lohnbausteinen zahlen. Dazu zählen z. B. Kinderbetreuungszuschüsse, Tankgutscheine, Fahrkarten, Warengutscheine, Erholungsbeihilfen oder eine Internetpauschale.

Ergänzen dazu können Sie hier die Tarifverträge für MFA und Arzhelferinnen herunterladen.

 

8. Qualitätsmanagement etablieren

Qualität kostet Zeit und Geld, macht sich aber langfristig bezahlt. Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem kann z. B. im Fall einer Plausibilitätsprüfung helfen, die geforderten Nachweise zu erbringen.

Qualitätssicherung muss tief im Praxisalltag verwurzelt sein. Dabei helfen klare Abläufe, regelmäßige Besprechungen und eine Fehlerkultur. Ihre Mitarbeiter sollten Fehler offen ansprechen anstatt sie zu vertuschen. Worauf es beim Fehlermanagement in Praxen im Detail ankommt, erfahren Sie in einem eigenen Beitrag.

 

9. Impfplicht kontrollieren

Das neue Masernschutzgesetz schreibt vor, dass Ärzte, medizinisches Personal und Mitarbeiter in Gemeinschaftseinrichtungen bis Ende Juli 2021 einen vollständigen Impfschutz nachweisen müssen. Kontrollieren Sie als Praxisinhaber den Impfstatus Ihrer Angestellten. Neu ist mit dem Masernschutzgesetz auch: Jeder Arzt – und damit auch jeder Betriebsarzt – darf Schutzimpfungen durchführen und mit der Kasse abrechnen.

Haben Sie rechtliche Fragen zur Impfpflicht? Unsere Rechtsanwältin berät Sie gerne.

 

10. Zeit nehmen für Privatleben und Familie

Auch wenn Politik und Krankenkassen es oft anders darstellen: Ärzte in Deutschland arbeiten immer noch überdurchschnittlich viel: im Schnitt über 51 Wochenstunden laut Ärztemonitor. Als Praxisinhaber führen Sie neben Ihrer medizinischen Tätigkeit schließlich noch ein Unternehmen. Viel zu oft leiden Privatleben und Familie darunter. Gönnen Sie sich 2020 endlich mehr Work-Life-Balance.

 

Einfacher gesagt als getan? Wir beraten Sie gerne z. B. zur Teilzulassung, zu verschiedensten Kooperationsformen, zu Assistenten in der Praxis oder auch dazu, wie Sie Ihre Praxisorganisation optimieren können. Im Praxisärzte-Blog und in unserem Newsletter erhalten Sie regelmäßig Tipps von den Experten für die Niederlassung.

 

Mehr Tipps für bessere Praxisabläufe, Personalführung und die Praxis der Zukunft gibt’s wöchentlich im Praxisärzte-Blog:

 

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