Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch sorgt bei Mitarbeitern und Chefs gleichermaßen für Unsicherheit und Nervosität. Das muss nicht sein. Mit einer klaren Struktur und guter Vorbereitung bringt das Gespräch echten Mehrwert für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

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Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Element der professionellen Mitarbeiterführung. Bei diesem Feedback-Gespräch sollen sich Mitarbeiter und Chef über die Vergangenheit und Zukunft austauschen, mögliche Probleme aber auch Erfolge und zukünftige Pläne ansprechen und Entwicklungsperspektiven geben.

Im Gegensatz zur Teambesprechung findet das Mitarbeitergespräch unter 4 Augen statt. So können manche Themen vertraulicher behandelt werden.

Wichtig ist, dass das Mitarbeitergespräch regelmäßig stattfindet: Mindestens einmal im Jahr, besser noch quartalsweise. Wird das Gespräch häufiger wiederholt, können die einzelnen Termine auch kürzer ausfallen und informeller werden.

Zusätzlich kann ein anlassbezogenes Mitarbeitergespräch sinnvoll sein bei:

Bei neu eingestellten Beschäftigten sollte das Mitarbeitergespräch geführt werden, sobald die Probezeit beendet ist.

Andrea Schannath
Rechtsberatung

Das regelmäßige, institutionalisierte Mitarbeitergespräch können Sie effektiv mithilfe eines Leitfadens führen. Einen solchen Leitfaden für das Mitarbeitergespräch mit MFA bzw. angestellten Ärzten finden Sie am Seitenende zum Download als PDF.

Der Vorteil einer solchen Checkliste liegt auf der Hand: Sie verhindert, dass wichtige Themen vergessen werden und hilft, das Besprochene zu protokollieren.

 

Vorbereitung

Vorbereitung ist das A und O eines guten Mitarbeitergesprächs – und zwar auf beiden Seiten.

Schon vor dem Gespräch sollten die entscheidenden Fragen geklärt werden:

  • Was will der Arbeitgeber mit dem Gespräch erreichen?
  • Welche Bedürfnisse hat der Arbeitnehmer?
  • Welche Aufgaben und Zielvorgaben gibt es für den Mitarbeiter?
  • Was ist das Ziel des Gespräches?

Als Praxisinhaber sollten Sie darauf achten, Ziele und Nutzen verständlich an Ihre Mitarbeiter zu kommunizieren. Nutzen Sie dafür z. B. die Teambesprechung.

 

Setting

Ein Feedback-Gespräch führt man nicht zwischen Tür und Angel bzw. zwischen zwei Behandlungen. Reservieren Sie einen ruhigen Raum und ca. eine Stunde Gesprächszeit. Stellen Sie Getränke bereit und sorgen Sie für eine angenehme Raumtemperatur. Achten Sie darauf, dass Sie weder vom Telefon noch von anderen Mitarbeitern gestört werden. Etwas Small Talk zu Beginn macht Sie und Ihren Mitarbeiter bereit für ein entspanntes und offenes Gespräch.

Während des Gespräches sollten Sie immer sachlich bleiben. Von einer konstruktiven und offenen Diskussion können beide Seiten profitieren.

Kathrin Schröder
Mitgliederservice

Einleitung

Es hat sich bewährt, wenn Mitarbeiter zu Beginn ihre Leistungen und Arbeitssituation selbst einschätzen. Nutzen Sie die Chance und hören Sie gut zu, wie der Mitarbeiter selbst seine Arbeit und mögliche Probleme wahrnimmt. Schon an diesem Punkt können Sie Ideen zur Arbeitsoptimierung oder Änderungen der Aufgabenbereiche besprechen.

Adressieren Sie Interessenskonflikte oder Meinungsverschiedenheiten klar und offen. Dann arbeiten Sie gemeinsam und sachlich an Lösungen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten mögliche eigene Fehler eingestehen können. Das ist der erste Schritt, aus Versäumnissen zu lernen.

 

Hauptteil

Nach einigen Minuten des Feedbacks können Sie zu den Kernthemen vordringen und dabei individuelle Schwerpunkte setzen. Sinnvolle Fragen sind z. B.:

 

Arbeitsaufgaben

  • Welche Aufgaben hat der Mitarbeiter im vergangenen Jahr schwerpunktmäßig bearbeitet?
  • Wo liegen die Stärken des Mitarbeiters und wo benötigt er vielleicht noch Unterstützung?
  • Wie gut sind die Arbeitsabläufe organisiert?
  • Gibt es Optimierungsbedarf und -möglichkeiten?
  • Kann der Tagesablauf so gestaltet werden, dass Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Patienten davon profitieren?

 

Arbeitsumfeld

  • Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit den Arbeitsbedingungen?
  • Welche Belastungsfaktoren (Lärm, Unruhe, unzureichende Beleuchtung etc.) gibt es?
  • Werden alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit eingehalten?
  • In welchem Zustand sind die Arbeitsmittel?
  • Gibt es Probleme in der Zusammenarbeit mit externen Stellen (Krankenhäuser, andere Praxen, Krankenkassen, Apotheken, Hausverwaltung etc.)?
  • Ist die Vertretung zufriedenstellend geregelt?

 

Zusammenarbeit und Führung

  • Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit der Zusammenarbeit im Team?
  • Gibt es persönliche Konflikte oder Mobbing?
  • Wie geht das Team mit Konflikten um? Gibt es hier Verbesserungspotenzial?
  • Ist der Mitarbeiter ausreichend über alle relevanten Vorgänge informiert?
  • Kann der Informationsfluss und -austausch noch verbessert werden?
  • Erhält der Mitarbeiter ausreichend Feedback zu seiner Leistung?

 

Personalentwicklungsmaßnahmen

  • Welche Wünsche hat der Beschäftigte hinsichtlich seiner beruflichen Entwicklung? Sind neue Verantwortungsbereiche gewünscht oder eher eine Entlastung?
  • Welche Perspektiven für die berufliche Entwicklung des Mitarbeiters sieht der Chef?
  • Gibt es Aufstiegsmöglichkeiten?
  • Welche Weiterbildungsmaßnahmen sind sinnvoll?

Eine Checkliste zur Leistungsbeurteilung finden Sie auch in der Praxisinfo „Arbeitszeugnis“ am Seitenende.

Ziele

Damit das Mitarbeitergespräch auch langfristig wirksam ist, sollten Sie im finalen Schritt gemeinsam Ziele definieren und Perspektiven geben. Was soll im kommenden Jahr verändert und erreicht werden? Wie soll sich der Mitarbeiter beruflich weiterentwickeln? Wo sollen Arbeitsabläufe angepasst werden? Was muss sich bei der Kommunikation im Team ändern?

Messbare Ziele setzen

Ziele sollten immer so konkret wie möglich und gleichzeitig messbar sein. Statt „Wir wollen weniger abgelaufene Medikamente vernichten müssen“ können Sie vereinbaren: „Wir wollen den Anteil der abgelaufenen Medikamente gegenüber dem Vorjahr um 50 Prozent reduzieren.“

Ziele, die erreichbar und messbar sind, motivieren Ihre Mitarbeiter. Zu ehrgeizige oder unklare Ziele dagegen können sogar demotivieren.

Mitarbeiter wollen motiviert werden. Beförderungen und Gehaltserhöhungen sind in vielen Praxen aber kaum oder gar nicht möglich. Aus der Not kann eine Herausforderung werden: Wenn der Mitarbeiter durch seinen Einsatz mit dafür sorgt, dass der Gewinn um einen gewissen Betrag steigt, kann er anteilig dafür belohnt werden.

Als Praxisinhaber können Sie aber auch auf anderen Wegen Ihre Wertschätzung zeigen. Etwa mit steuerfreien Zuwendungen, Fortbildungen und neuen Verantwortungsbereichen, die den Interessen der Mitarbeiter entsprechen (z. B. Wartung der Praxiswebseite bzw. Praxismarketing).

Beim Thema Fortbildungsmaßnahmen sollten Sie sowohl die Relevanz für die Praxis im Blick haben als auch die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter. Prüfen Sie, ob es sich lohnt, eine besonders engagierte MFA zur Praxismanagerin weiterzubilden oder komplexere Aufgaben an sie zu delegieren. Einen Arbeitsvertrag für Praxismanager sowie die dafür möglicherweise nötige Änderungskündigung des Arbeitsvertrages finden Sie unter unseren Musterverträgen.

Halten Sie alle Vereinbarungen schriftlich fest. Alle Gesprächsteilnehmer sollten sie am Ende unterschreiben und zum nächsten Mitarbeitergespräch wieder mitbringen.

Typische Fehler im Mitarbeitergespräch vermeiden

Häufige Fehler beim Jahresgespräch zwischen Mitarbeiter und Chef sind:

  • schlechte Vorbereitung
  • fehlende Gesprächsstruktur
  • Unsachlichkeit
  • kein positives, nur negatives Feedback
  • keine oder nicht messbare Ziele
  • keine verbindliche Vereinbarung

Für eine ausführliche Checkliste und hilfreiches Hintergrundwissen laden Sie jetzt die beiden Praxisinfos „Mitarbeitergespräch“ und „Arbeitszeugnis“ im Mitgliederbereich herunter. Hier geht es zum Überblick über das gesamte Angebot an Checklisten, Praxisinfos und Musterverträgen.

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