Digitale Praxis

Hier finden Sie Tipps und Anregungen, wenn Sie in Ihrer Arztpraxis digital arbeiten wollen – mit Mehrwert für Sie als Arzt und für Ihre Patienten.

Die digitale Praxis ist mehr als ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur und eine Praxis-Webseite mit Online-Terminbuchung. Sie umfasst das gesamte Praxismanagement und sämtliche Abläufe in der Arztpraxis. Hier stellen wir eine Reihe von Ideen für die digitale Arztpraxis vor.

Die Digitalisierung in der Arztpraxis spielt ihre Stärken dort aus, wo es standardisierte Prozesse gibt, die sich im Ablauf immer wiederholen. Überlegen Sie daher, welche Prozesse das in Ihrer Praxis sind.

Sie können sich dabei an der „Patient Journey“ orientieren, also dem (idealen) Weg, den ein Patient in Ihrer Praxis durchläuft.

Ein Beispiel: Sobald ein Neupatient die Praxis betritt, wird eine neue Patientenakte angelegt. Der Anamnesebogen und die Datenschutzerklärung müssen ausgefüllt werden. Ein Behandler wird zugewiesen oder Aufgaben an mehrere Teammitglieder vergeben. Z. B. soll MFA 1 den Puls und Blutdruck messen, MFA 2 Blut abnehmen und MFA 3 einen Wundverband anlegen.

Daneben müssen bestimmte Behandlungsräume und -geräte geblockt, Laborwerte angefordert oder Folgetermine gebucht werden. Falls einzelne Schritte auf einander aufbauen, sollen sie im System erst gestartet werden können, wenn der vorige Schritt als abgeschlossen gekennzeichnet ist.

Eine gute Praxisverwaltungssoftware kann diese Abläufe als wiederkehrende „digitale Workflows“ abbilden, übersichtlich darstellen und effizienter machen, indem z. B. Leerläufe sichtbar werden. Informationen werden gebündelt und sind schneller auffindbar.

Darüber hinaus lassen sich Features wie Terminplanung, Dienstplan und Urlaubsplanung im Praxisteam, Raum- und Geräteplanung, digitale Patientenakte und Abrechnung einbinden. So ist der aktuelle Status für jedes Teammitglied immer nachvollziehbar. Das kann Zeit sparen und Fehler vermeiden – von der Terminvergabe bis zum Rezept.

Selbst nur wenige Sekunden Zeitersparnis können bei dutzenden Patienten pro Tag hilfreich sein. Für mehr Tipps und Infos zum Thema Zeitmanagement lesen Sie auch den Beitrag Controlling.

Die papierlose Arztpraxis beginnt bei der Anamnese. Patienten füllen Anamnesebögen, Datenschutzerklärungen und andere Formulare nicht mehr auf Papier aus. Stattdessen geben sie ihre Daten über ein Tablet ein. Per Knopfdruck werden die Daten direkt in das Praxisverwaltungssystem (PVS) überspielt.

Das spart vor allem Zeit bei der Dateneingabe durch die MFA. Außerdem werden Übertragungsfehler beim Abtippen vermieden.

Für Patienten, die nicht oder nicht gut Deutsch sprechen, können Sie die Formulare und Aufklärungsbögen in anderen Sprachen zur Verfügung stellen. Einige PVS-Hersteller bieten dafür bereits Vorlagen in Türkisch, Arabisch, Russisch, Spanisch etc. an. Die favorisierte Sprachversion lässt sich auf Knopfdruck wechseln. Durch standardisierte Eingabefelder im Formular können die Angaben automatisch übersetzt werden, bevor sie im PVS hinterlegt werden.

Medizinische Geräte wie EKG, Ultraschall und Blutdruckmessgerät lassen sich oft direkt mit dem PVS verbinden. Der Vorteil: Die Daten stehen schneller zur Verfügung und menschliche Übertragungsfehler sind ausgeschlossen.

Wer bei der Digitalisierung noch einen Schritt weiter gehen möchte, kann zusätzliche Features wie Symptomchecker oder Diagnoseunterstützung bei der Anamnese einbinden.

Die digital erhobenen Daten werden dann mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) ausgewertet. Oder sie werden mit einem mobilen Nachschlagewerk (z. B. Amboss, Deximed) verknüpft.

Die KI kann auf Basis der Symptome u. a. mögliche Krankheitsbilder und Diagnosen aus 1.500 Krankheitsbildern und 200 seltenen Krankheiten filtern und deren Wahrscheinlichkeit berechnen.

KI-basierte Diagnoseunterstützung ist nur eine Hilfe: Die finale Diagnose stellen Sie als Arzt bzw. Ärztin. Die KI kann auch bei der Wahl der geeigneten Therapie helfen.

Nachschlagewerke zur Diagnoseunterstützung beinhalten medizinisch gesichertes Wissen gemäß den aktuellen Leitlinien, ergänzt um Bildbefunde, Illustrationen, Videos und Empfehlungen zu Therapie und Dosierung.

In einer digitalen Arztpraxis ist die Praxis-Homepage mehr als nur ein Aushängeschild im Internet. Sie sollte auch aktiv zur Kommunikation mit Patienten eingesetzt werden.

Sie können dort ergänzendes Informationsmaterial zu bestimmten Krankheiten und Therapien einstellen, das die Patienten vor oder nach dem Arztbesuch herunterladen können. Erklärvideos, z. B. via Youtube-Plugin, können Patienten helfen, wesentliche Informationen zuhause noch einmal in Ruhe zu verarbeiten.

Somit können Sie einerseits Zeit in der Sprechstunde einsparen bzw. für andere Themen nutzen. Andererseits können Sie den Informationsstand der Patienten und damit die Therapietreue erhöhen.

Mehr Informationen finden Sie unter Praxis-Homepage und Datenschutz in der Arztpraxis.

Die Online-Terminvereinbarung kann vor allem MFA entlasten. Die Terminvergabe am Telefon dauert im Schnitt mehr als zwei Minuten. Wenn Patienten in einem Online-Kalender selbst den für sie passenden Termin wählen können, entfällt dieser Aufwand. Per Schnittstelle werden die gebuchten Termine direkt ins PVS übernommen, oder erst nach manueller Freigabe.

Als Praxisinhaber können Sie selbst entscheiden, wie viele Termine welcher Art und Dauer Sie zur Online-Buchung anbieten. Denken Sie auch daran, die Buchungsmaske oder einen Button auf Ihrer Praxis-Homepage einzubinden. Nutzen Sie eine automatische Terminerinnerung per SMS oder E-Mail, das erhöht nachweislich die Termintreue.

Lesen Sie mehr unter Terminplanung und Sprechstundenorganisation.

Videosprechstunden bieten sowohl Patienten als auch Ärzten mehr zeitliche und örtliche Freiheit und damit eine bessere Work-Life-Balance.

Die Videosprechstunde kann von beinahe allen Fachgruppen eingesetzt werden. Ausschlaggebend ist, ob der Arzt die Behandlung per Videosprechstunde für therapeutisch sinnvoll hält. Maximal 30 % aller behandelten Patienten und erbrachten Leistungen dürfen so abgerechnet werden. Die Obergrenze gilt je Vertragsarzt, Gebührenordnungsposition (GOP) und Quartal.  Bei der Abrechnung können Zuschläge angesetzt werden und auch eine Anschubfinanzierung ist möglich.

Voraussetzung für die Videosprechstunde ist u. a. eine stabile Internetverbindung und eine verschlüsselte Datenübertragung. Die technischen Anforderungen in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz sind in der Anlage 31b zum Bundesmantelvertrag-Ärzte geregelt. Die KBV führt eine Liste der zertifizierten Anbieter für die Videosprechstunde.

Vom Toilettenpapier bis zum Impfstoff müssen in einer Arztpraxis laufend Verbrauchsmaterialien bestellt werden. Wenn die Warenwirtschaft digitalisiert wird, bringt das mehrere Vorteile mit sich:

• Der aktuelle Ist-Bestand lässt sich jederzeit, ohne Inventur, abfragen
• Das System warnt automatisch bei nahendem Ablaufdatum oder geringem Bestand
• Nachbestellungen können direkt ins System übernommen werden
• Fehler durch händisch geführte Listen entfallen
• Verbrauchte Materialien können im PVS Patienten zugeordnet und ggfs. abgerechnet werden

Für Zahnarztpraxen gibt es bereits Systeme, um Bestände mithilfe eines Smartphones oder Handscanners elektronisch zu registrieren. Wird ein Material verwendet, muss es ebenfalls gescannt werden. Die Nachbestellung ist ebenfalls unkompliziert am PC möglich.

Mehr Tipps, wie Sie mit kluger Warenwirtschaft Kosten senken, finden Sie im Praxisärzte-Blog .

Eine moderne, digitale Praxis nutzt auch intelligente Gebäudetechnik (Smart Home). Heizung, Strom, Lüftung und Co. lassen sich heutzutage digital steuern und kontinuierlich überwachen. Sogenannte Smart Meter lohnen sich häufig für Arztpraxen, da sie den Energieverbrauch senken und somit Monat für Monat Kosten einsparen.

Hier finden Sie 4 Tipps, wie Sie Energiekosten sparen können.

Ein modernes Praxisverwaltungssystem kann mehr als nur Patientenakten verwalten. Viele PVS bieten Zusatzfunktionen an – teilweise gegen Aufpreis:

Zu den größten Anbietern von Praxisverwaltungssystemen zählen die CompuGroup Medical (Turbomed, Medistar, Albis), Indamed (Medical Office) und medatixx (x.isynet, x.concept, x.comfort). In manchen Fachgruppen haben jedoch auch andere, spezialisierte PVS-Anbieter die Nase vorn.

Die Telematikinfrastruktur (TI) wird oft als Datenautobahn im Gesundheitswesen bezeichnet. Sie vernetzt Praxen, Kliniken, Krankenkassen, Unfallversicherungsträgern, Apotheken und andere Akteure im Gesundheitswesen. Die Telematikinfrastruktur ist die Basis für eine Reihe weiterer Dienste, darunter:

• elektronische Patientenakte (ePA)
• elektronisches Rezept (eRezept)
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
• Notfalldatenmanagement (NFDM)
• elektronischer Medikationsplan (eMP)
• Kommunikationsdienst (KIM)

Für Vertragsärzte und -zahnärzte ist es verpflichtend, sich an die TI anzuschließen. Aktuell sind dafür ein Internetanschluss mit VPN-Zugang, der Konnektor, ein Praxisausweis und ein Kartenterminal notwendig. Für einige Dienste muss zusätzlich der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) vorhanden sein.

Je digitaler eine Praxis aufgestellt ist, desto größer ist auch das potenzielle IT-Risiko. Besonders der Datenschutz lässt viele Praxen noch vor dem großflächigen Einsatz vernetzter digitaler Systeme zurückschrecken.

Praxisrechner dürfen nicht direkt an das Internet angeschlossen sein. Sie benötigen einen sicheren VPN-Zugang. Eine Möglichkeit dafür ist das KV-SafeNet*.

Wenn Sie WLAN im Wartezimmer anbieten möchten, sollten Sie den gleichnamigen Beitrag im Praxisärzte-Blog lesen.

Immer mehr Praxisverwaltungssysteme arbeiten Cloud-basiert. Die Daten werden also nicht lokal gespeichert, sondern auf Servern an anderen Orten. Updates lassen sich so leichter direkt vom Provider aufspielen. Ein Großteil der IT-Wartung kann an den Dienstleister ausgelagert werden. Speicherplatz ist günstiger, was besonders bei den langen Aufbewahrungsfristen eine Rolle spielen kann.

Lesen Sie mehr unter Datenschutz und im Praxisärzte-Blog.

Wenn Sie Tipps und Hilfe von Kollegen bei der Digitalisierung Ihrer Praxis möchten, sind unsere Senior Expert Docs® der richtige Ansprechpartner für Sie. Schauen Sie auch auf Praxis gründen und ausbauen vorbei und holen Sie sich weitere Anregungen.