Urlaubsplanung in der Arztpraxis

Zu jeder erfolgreichen Praxisführung gehört eine gute Urlaubsplanung für die Arbeitnehmer. Diese sorgt nicht nur für ein zufriedenes Team, sondern auch für einen reibungslosen Praxisbetrieb.

Hier erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Urlaub wissen müssen: Wieviel Urlaubsanspruch Mitarbeiter laut Arbeitsrecht bzw. Tarifvertrag haben, wie Sie den Anspruch berechnen, welche Regeln im Krankheitsfall gelten und einiges mehr.

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Urlaubsanspruch

Allen Mitarbeitern, die täglich in der Praxis erscheinen (auch geringfügig Beschäftigten, Auszubildenden und Teilzeitbeschäftigten), steht ein gesetzlicher Mindesturlaub von 24 Werktagen zu. Für diese Berechnung geht § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) allerdings von einer Sechs-Tage-Woche aus. Ist eine Arztpraxis von Montag bis Freitag geöffnet, verkürzt sich der gesetzliche Urlaub entsprechend einer Fünf-Tage-Woche auf 20 Tage. Beides entspricht 4 Wochen Urlaub im Jahr. Dazu kommen die gesetzlichen Feiertage je nach Bundesland.

Der gesetzliche Anspruch darf nicht gekürzt werden – weder im Tarifvertrag noch in Einzelverträgen. Erhöht werden darf er jedoch immer.

Medizinische Fachangestellte haben laut Manteltarifvertrag Anspruch auf 28 Arbeitstage bzw. 34 Werktage Urlaub. Für Arbeitnehmer, die das 55. Lebensjahr vollendet haben, erhöht sich die Anzahl im laufenden Kalenderjahr auf 30 bzw. 36.

Legen Sie in den Arbeitsverträgen Ihrer Mitarbeiter unbedingt fest, wie viel Tage Urlaub diesen zusteht. Sparen Sie Zeit mit unseren Muster-Arbeitsverträgen für MFA und angestellte Ärzte mit üblichen Urlaubsregelungen.

Andrea Schannath
Rechtsberatung

Um vollen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub zu haben, müssen Arbeitnehmer zunächst eine wichtige Voraussetzung erfüllen: Sie müssen nach § 4 BUrlG seit mindestens 6 Monaten im Unternehmen angestellt sein. Diese Frist deckt sich oft mit der Probezeit laut Arbeitsvertrag.

Wichtig: Mit jedem gearbeiteten Monat entsteht bereits 1/12 des gesetzlichen Urlaubsanspruchs, den Beschäftigte nehmen können.

Alles auf einen Blick

Laden Sie sich für weitere Informationen die Praxisinfo „Urlaubsplanung“ am Ende dieser Seite herunter. Darin erfahren Sie auch, wann Arbeitnehmer Anspruch auf Sonderurlaub haben und was es mit dem Urlaubsgeld auf sich hat.

Urlaubsplanung

Für die reguläre Urlaubsplanung nach Ablauf der Wartefrist gilt: Der Arbeitgeber hat zwar das letzte Wort, muss aber die Wünsche seiner Mitarbeiter unter „sozialen Gesichtspunkten“ berücksichtigen: z. B. haben in Ferien-Zeiten Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern Vorrang.

Erst wenn die Arbeitnehmer innerhalb einer vertraglich geregelten Frist keine Wünsche anmelden, darf er die Urlaubstage eigenständig aufteilen. Arbeitgeber müssen darauf achten, möglichst zusammenhängend freie Tage an Urlaub zu gewähren.

Arbeitnehmer können gemäß § 7 BUrlG über 2 Wochen ihres kompletten Jahresurlaubs frei verfügen. Dieser Punkt ist zum Beispiel interessant, wenn Arbeitgeber Betriebsferien anordnen, in denen alle Arbeitnehmer im Unternehmen Urlaub nehmen müssen.

Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs von 2018 darf Urlaubsanspruch nicht automatisch verfallen, wenn Arbeitnehmer versäumt haben, einen Urlaubsantrag zu stellen. Arbeitgeber müssen vielmehr dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter wissen, wieviel Urlaubsanspruch sie haben bzw. mit ins nächste Jahr nehmen dürfen.

Der Urlaubsanspruch kann frühestens 3 Monate und spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfallen.

Urlaubsplaner

Ein digitaler Urlaubsplaner kann Ihnen dabei helfen, die Urlaubstage effizient zu planen und zu verwalten. So behalten Sie einen Überblick über die Ansprüche im neuen Jahr, können einzelne Mitarbeiter frühzeitig über Resturlaub informieren und mögliche Überschneidungen zwischen Kollegen erkennen.

Urlaubsantrag ablehnen

Ein Urlaubsantrag darf nur dann abgelehnt werden, wenn dringende betriebliche Gründe dagegensprechen. Das kann z. B. passieren, wenn ein Arbeitnehmer erkrankt und die Praxis den personellen Ausfall nicht ausgleichen kann. In einer solchen Situation kann der Arbeitgeber einen Antrag verweigern. Der Urlaub muss jedoch zu einem späteren Zeitpunkt genehmigt werden.

Anders verhält es sich bei bereits genehmigtem Urlaub. Hier gilt: bewilligt ist bewilligt. Nur in absoluten Ausnahmefällen dürfen bereits genehmigte Urlaubstage wieder vom Arbeitgeber gestrichen werden.

Lehnen Sie den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters ab, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Suchen Sie rechtzeitig das Gespräch, erläutern Sie offen Ihre Gründe und planen Sie einen zeitnahen Ausweichtermin. Transparente Kommunikation schafft ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer – auch wenn Urlaub nicht bewilligt werden kann.

Sie haben weitere Fragen zur Ablehnung von Urlaub?

Kontaktieren Sie unsere Rechtsberatung. Sie steht allen Mitgliedern im Virchowbund kostenlos zur Verfügung.

Teilurlaubsanspruch

Wie wird der Jahresurlaub berechnet, wenn Mitarbeiter kein ganzes Jahr angestellt sind oder vor Ablauf der 6-monatigen Wartefrist ausscheiden?

Für solche Szenarien hält § 5 BUrlG Regelungen parat. Ist ein Mitarbeiter für einen kürzeren Zeitraum als 6 Monate beschäftigt oder verlässt vor dem 30.6. eines Jahres den Betrieb, entsteht ein sogenannter Teilurlaubsanspruch.

Beispiel-Rechnung

Bei 5 Tagen Praxisbetrieb (Vollzeit) und 30 Tagen Erholungsurlaub im Jahr beträgt dieser Teilurlaubsanspruch 2,5 Tage pro Monat.  

Voller Urlaubsanspruch (30 Arbeitstage)
/ 12 Monate
= 2,5 Tage pro Monat

Halbe Urlaubstage hinter dem Komma werden laut § 5 Abs. 2 BUrlG aufgerundet. Urlaubsansprüche unter einem halben Tag können z. B. ausbezahlt werden.

Anders verhält es sich, wenn ein Arbeitnehmer nicht den vollen Monat gearbeitet hat. Fiel der Arbeitsbeginn auf den 15., wird dieser halbe Monat nicht in die Berechnung des Urlaubsanspruches einbezogen.

Besondere Regeln im Tarifvertrag

§ 16 Abs. 7 des Manteltarifvertrags für Medizinische Fachangestellte sieht eine andere Urlaubsregelung vor. Demnach werden begonnene Monate für die Berechnung des Anspruchs auf Urlaub berücksichtigt, wenn das Arbeitsverhältnis an mindestens 15 Kalendertagen bestand.

Sämtliche MFA-Tarifverträge können Sie kostenlos herunterladen. Mehr Informationen zur Berechnung des Urlaubsanspruchs finden Sie in unserer Praxisinfo „Urlaubsplanung“.

Zu viel genommener Urlaub

Angenommen, ein Mitarbeiter verlässt die Praxis endgültig und hatte im angebrochenen Jahr bereits mehr Urlaubstage als ihm anteilig zustehen. Zudem hat er sein volles Urlaubsentgelt erhalten. Haben Arbeitgeber in dieser Situation die Möglichkeit, bestimmte Zeiten und Geld zurückzufordern?

Die gesetzliche Regelung (§ 5 Abs. 3 BUrlG) entscheidet zu Gunsten der Arbeitnehmer: Arbeitgeber dürfen den Arbeitslohn nicht als Ausgleich kürzen.

Anders sieht es aus, wenn dem Arbeitnehmer der Urlaub bewilligt wurde, er ihn aber noch nicht genommen hat. Dann kann der Arbeitgeber ggf. den Urlaub verkürzen.

 

Krankheit und Urlaub

Was, wenn ein Mitarbeiter während des Urlaubs krank wird? Die Krankheitstage werden gutgeschrieben und gelten nicht als Urlaub. Der Arbeitnehmer kann diese Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt erneut beantragen.

Nicht genommene Urlaubstage verfallen bei einer längeren Krankschreibung auch nicht zum 31.03. des Folgejahres. Sie können später genommen werden.

Mehr Informationen zum Thema Urlaubsregelungen bei Krankheit erhalten Sie in unserer Praxisinfo „Erkrankte Mitarbeiter“.

Fortbildungs- und Bildungsurlaub

Möchten sich Arbeitnehmer weiterbilden, können sie Bildungsurlaub beantragen. Im Gegensatz zum Erholungsurlaub dient der Bildungsurlaub der beruflichen, politischen oder kulturellen Weiterbildung von Arbeitnehmern. Mit Hilfe unserer Praxisinfo „Fortbildung & Bildungsurlaub“ finden Sie ganz einfach heraus, welche Regelungen zum Bildungsurlaub in Ihrem Bundesland gelten.

 

Urlaubsvertretung

Als niedergelassener Arzt profitieren Sie von einer flexiblen Freizeit- und Urlaubsplanung. Sie sind aber im gleichen Zuge dazu verpflichtet, bei Abwesenheit für eine adäquate Vertretung durch einen Kollegen zu sorgen.

Sichern Sie sich zusätzlich mit einem schriftlichen Vertrag ab, in dem Sie die Rahmenbedingungen der Vertretung regeln. Als Virchowbund-Mitglied erhalten Sie einen solchen Mustervertrag kostenlos. Detaillierte Informationen zum Thema erhalten Sie in dem Beitrag „Vertretung“ und in unserer Praxisinfo „Vertretung des Vertragsarztes“.

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