Gehaltsabrechnung

Brutto, netto, Sonderzahlungen – welche Informationen muss die Gehaltsabrechnung für MFA und angestellte Ärzte enthalten? Wir klären auf über Bestandteile der Lohnabrechnung, Lohnsteuerklassen, Sozialabgaben und Aufbewahrungsfristen.

Wer als Praxisinhaber in einer Arztpraxis, einer BAG oder einem MVZ Angestellte beschäftigt, muss eine Lohnabrechnung machen. Dazu sind Arbeitgeber nach § 108 GewO verpflichtet. Fehler können Ärger mit dem Finanzamt und dem Sozialversicherungsträger bedeuten.

Sind Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung dasselbe? Nein, es gibt einen wichtigen Unterschied.

Wenn Arbeitnehmer nach ihrer tatsächlichen Arbeitszeit bezahlt werden, spricht man von Lohn. Dieser kann von Monat zu Monat variieren. Das Gehalt dagegen bleibt jeden Monat gleich, unabhängig von den angefallenen Arbeitsstunden.

In den meisten Fällen erhalten Angestellte in der Arztpraxis daher eine Lohnabrechnung. Der Überbegriff für Lohn- und Gehaltsabrechnung lautet Entgeltabrechnung.

Die Bestandteile der Gehaltsabrechnung sind gesetzlich geregelt in der Gewerbeordnung, in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO. Diesen Inhalt sollte die Abrechnung haben:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Datum der Erstellung
• Steuerdaten und Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers
• persönliche Angaben, Daten zu Arbeits- und Urlaubszeiten

Auf dem oberen Teil des Lohnzettels finden sich u. a. steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Angaben wie die Steuerklasse, der Faktor zur Lohnsteuerverteilung, Kinderfreibeträge, die Steuer-ID und die Sozialversicherungsnummer. Die Abkürzungen dazu erklären wir weiter unten.

Außerdem können Arbeitnehmer aus dem Dokument ablesen, wie viel Urlaubsanspruch sie haben, wie viele Urlaubstage bereits genommen wurden und wie viel Überstunden und Krankheitstage bzw. Fehlzeiten angefallen sind.

• Bruttolohn oder Bruttogehalt
• Sachbezüge, geldwerte Vorteile
• vermögenswirksame Leistungen
• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge
• Kirchensteuerabzug
• Sozialversicherungsbeiträge
• persönliche Abzüge
• Aufwandsentschädigungen
• Auszahlungsbetrag

Im mittleren Teil des Lohnzettels lässt sich nachvollziehen, wie aus dem Brutto- der Nettolohn wird. Für die verschiedenen steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge wird zwischen einem „Steuerbrutto“ und einem „SV-Brutto“ unterschieden. Denn manche Einnahmen sind nach Steuerrecht Teil der Bemessungsgrundlage, aber nicht für die Sozialversicherung, und umgekehrt.

Der Nettoverdienst kann sich zusätzlich vom tatsächlichen Auszahlungsbetrag unterscheiden. Nämlich z. B. dann, wenn es eine betriebliche Altersvorsorge und andere Leistungen zur Vermögensbildung gibt. Somit landet am Ende weniger Geld auf dem Konto des Arbeitnehmers – da ein Teil bereits vorher steuerschonend „angespart“ wird.

Seit 2022 müssen Arbeitgeber die Entgeltumwandlung finanziell unterstützen. Im Praxisärzte-Blog erklären wir, wie die Entgeltumwandlung funktioniert. Den MFA Tarifvertrag zur betrieblichen Altersvorsorge und Entgeltumwandlung können Sie hier herunterladen.

• Gesamtkosten
• Verdienstbescheinigung
• Kontoverbindung

Zum Schluss gibt es eine zusammenfassende Verdienstbescheinigung auf das Jahr gerechnet und eine Übersicht der Gesamtkosten. Außerdem dürfen die Kontodaten mit IBAN, BIC und Name der Bank nicht fehlen.

Für diese Begriffe stehen die Abkürzungen auf dem Lohnzettel:

Unter Steuerbrutto, Sozialversicherungsbrutto und Gesamtbrutto sind Kürzel wie „F“, „L“, „J“, „S“ oder „E“ eingetragen. Diese geben an, ob es sich um einen Laufenden Bezug (L) handelt, der ein Bestandteil (J) des Gesamt-Bruttos ist. Ein „E“ steht für Einmalbezug, ein „F“ für Frei, ein „S“ für Sonstige Bezüge.

Vom Bruttolohn bleibt am Ende der Lohnabrechnung ein deutlich geringerer Betrag als Nettoverdienst übrig. Die wichtigsten Abzüge sind die Steuern und Sozialabgaben.

Steuern

Steuern gehen an das Finanzamt. Darunter fallen für Angestellte:

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag (Soli)
• ggfs. Kirchensteuer

Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach der Höhe des Arbeitsentgelts und der Lohnsteuerklasse. Die Lohnsteuer kann zwischen 15 und 45 Prozent betragen.

Der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer sind wiederum von der Lohnsteuer abhängig. Allerdings wird nur mehr für sehr wenige Angestellte überhaupt ein Soli fällig. Wenn Kirchensteuer anfällt, beträgt sie meist 8 oder 9 Prozent.

Sozialabgaben

Sozialabgaben werden an die Krankenkasse überwiesen, bei der der Mitarbeiter versichert ist. Dazu zählen:

• Krankenversicherung
• Rentenversicherung
• Pflegeversicherung
• Arbeitslosenversicherung

Die Höhe der Beiträge in Prozent vom Arbeitslohn ist dabei immer gleich. Die Krankenversicherung beträgt 14,6 Prozent, die Pflegeversicherung 3,4 Prozent, die Rentenversicherung 18,6 Prozent und die Arbeitslosenversicherung 2,6 Prozent.

Die Sozialversicherungsbeiträge werden zu je 50 Prozent von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Eine Ausnahme ist der Zusatzbeitrag für Kinderlose zur Pflegeversicherung von 0,6 Prozent und das Verhältnis von Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil in Sachsen (1,2 Prozent zu 2,2 Prozent).

In welche der 6 Steuerklassen ein Arbeitnehmer fällt, hängt vom Familienstand ab. Ledige, Unverheiratete und Geschiedene oder Verwitwete fallen in Lohnsteuerklasse 1.

Für Verheiratete bzw. Menschen in eingetragener Lebenspartnerschaft gibt es die Lohnsteuerklassen 3, 4 und 5. Partner mit ähnlichem Einkommen wählen dabei meistens die Lohnsteuerklasse 4. Alternativ gibt es das Ehegatten-Splitting, bei dem der besser verdienende Partner die Lohnsteuerklasse 3 wählt und der andere Lohnsteuerklasse 5.

Geringfügig Beschäftigte und Mitarbeiter mit mehreren Jobs fallen in Steuerklasse 6.

Arbeitgeber können unter zahlreichen Anbietern für Software zur Lohnverrechnung wählen. Der bekannteste ist DATEV, daneben gibt es aber auch Lexoffice, Sage, Personio und viele weitere.

Bei der Auswahl des Programms zur Lohnabrechnung sollte u. a. auf eine Schnittstelle zu ELSTER, dakota (Meldung an die Sozialversicherungsträger) und zur Finanzbuchhaltung geachtet werden. So lässt sich die Abrechnung dann auch direkt buchen. Und auch die Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung), Sofortmeldungen und Erstattungsanträge für die Umlage bei Krankheit oder Mutterschutz können direkt gemacht werden.

Eine nutzerfreundliche Software erleichtert die Abrechnung und ist stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann die Lohnabrechnung auch an externe Dienstleister auslagern, z. B. an ein Lohnbüro oder eine Steuerkanzlei.

Als Praxisinhaber sollten Sie sich vor Fehlern bei der Entgeltabrechnung hüten. Falsch abgeführte Steuern führen zu Ärger mit dem Finanzamt. Wenn Sie 3 Mal hintereinander die Steuern und Abgaben nicht fristgerecht zahlen, machen Sie sich sogar strafbar.

Diese klassischen Fehler passieren häufig bei der Entgeltabrechnung:

• Falsche Steuerklasse, z. B. weil ein Arbeitnehmer geheiratet hat, aber noch in Steuerklasse I geführt wird
• Lohnsteuerfreibetrag falsch angesetzt, weil dieser bereits im Hauptjob aufgebraucht wurde
• Minijobber und kurzfristig Beschäftigte werden verwechselt

Alles Wissenswerte rund um den Umgang mit Minijobbern in der Arztpraxis erklären wir unter Geringfügige Beschäftigung. Lesen Sie auch den Blogbeitrag Nebenjobs bei MFA: Was müssen Sie als Praxisinhaber wissen?