10 Jahre? So lange müssen Sie Patientenunterlagen wirklich aufbewahren
Patientenunterlagen müssen Sie immer 10 Jahre lang aufbewahren? So einfach ist es nicht: Für viele Unterlagen gelten andere Fristen.
Es stimmt: Laut Gesetz sind Unterlagen von Patientinnen und Patienten 10 Jahre lang aufzubewahren. Die rechtliche Grundlage sind die Musterberufsordnung für Ärzte (MBO-Ärzte) § 10 Absatz 3 und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) § 630f Absatz 3.
Es gibt aber etliche Ausnahmen, also Unterlagen, die Sie länger aufbewahren müssen oder früher entsorgen dürfen. Ein Beispiel:
Präparate und Befunde der Krebsfrüherkennungsuntersuchung müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren – die Berichtsvordrucke nach Krebsfrüherkennungsrichtlinien dagegen können Sie nach 5 Jahren entsorgen.
Die 10-Jahres-Frist gilt vor allem für folgende Dokumente:
- Arztakten, Karteikarten und sonstige Aufzeichnungen von Ihnen als Ärztin oder Arzt, inklusive gesonderte Befunde
- Arztbriefe (eigene und fremde)
- Aufnahmen von Röntgenuntersuchungen
- EEG- und EKG-Streifen
- Gutachten über Patienten
- Krankenhausberichte
- Laborbuch, Laborbefunde
- Sonographische Untersuchungen
Wenn Sie in Ihrer eigen Praxis sind, gilt die Frist von 10 Jahren auch für Bilanzen und Buchungsunterlagen.
Übrigens gilt die 10-Jahres-Regel für auch für Anfragen von Patientinnen und Patienten, die letztlich nicht in Ihrer Praxis in der Versorgung aufgenommen worden sind.
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen, die von der 10-Jahres-Regel abweichen
| Art der Unterlagen | Aufbewahrungsfrist in Jahren |
| Abrechnungsunterlagen (aus Steuergründen – z. B. von der KV übermittelte EDV-Abrechnung) | 6 |
| AU-Bescheinigung | 1 |
| Aufzeichnungen über Spenderentnahmen, Anwendung von Blutprodukten | 15 |
| Berichtsvordrucke für Gesundheitsfrüherkennung und Krebsfrüherkennung | 5 |
| Betäubungsmittelabgabe (Rezeptdurchschrift), Betäubungsmittelbücher und -Karteikarten | 3 |
| D-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen, Röntgenunterlagen) | 15 |
| Geschlechtskrankheiten, Stammblatt gemäß Formblatt, Anlage 2 | 5 |
| H-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen, Röntgenunterlagen) | 15 |
| Krebsfrüherkennungsuntersuchungen (Durchschrift) | 5 |
| Labor-Qualitätssicherung (interne Kontrollkarten, externe Zertifikate) | 5 |
| Strahlenschutzverordnung- bzw. Röntgenbehandlung (Aufzeichnungen, Berechnungen) | 30 |
| Überweisungsscheine | 1 |
| Zytologische Befunde (im Rahmen der Krebsfrüherkennung) | 5 |
Die wichtigsten Infos haben wir in dieser Infografik für Sie zusammengefasst:
Papierakten können ganze Praxiszimmer füllen. Ob Sie die Unterlagen in Papierform aufbewahren müssen oder digital genügt, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „So übertragen Sie Akten in ein digitales Archiv“.
Haben Sie noch Fragen zu Aufbewahrungsfristen oder bestimmten Unterlagen? Dann hinterlassen Sie uns einen Kommentar.
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Kommentare
In den (Praxis-)Kliniken ist die 30jährige Archivfrist überwiegend üblich, bewährt und zulässig, da die endgültige Verjährungsfrist (OP = Körperverletzung mit Einwilligung des Patienten) 30 Jahre beträgt. Es kann sein, dass ein vermeintlicher Anspruch erst nach vielen Jahren auffällt und gestellt wird. Auch eine Zusage der Haftpflichtversicherung des Krankenhauses befreit Ärztinnen und Ärzte nicht von der strafrechtlich relevanten Situation. Entsprechend sind auch die Empfehlungen in den Leitfäden zur "Dokumentation im Krankenhaus" (Krankenhausgesellschaft) und weiteren Fachgesellschaften.
Sehr geehrte Frau Riess, bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die Ärztekammer Ihres Bundeslandes.
Guten Tag,
Mein früherer Hausarzt müsste noch Unterlagen von mir haben. (Bin vor 6 Jahren weggezogen)
Habe nun erfahren dass er seine Praxis geschlossen hat. Wie komme ich nun an meine Unterlagen, bzw. wo werden die aufbewahrt in so einem Fall?
MfG H. Riess
Hallo Herr Schwarz, es kommt auf den Einzelfall an, ob der Patient Sie zwingen kann, die Daten zu löschen.
Bestehen Anhaltspunkte, dass der Patient Schadensersatzansprüche geltend machen könnte, sind Sie nicht verpflichtet, die Krankenunterlagen nach 10 Jahre zu löschen.
Auch bei anhängigen Widerspruchs- und Klageverfahren können Sie die Unterlagen unabhängig von den Aufbewahrungsfristen bis zum Abschluss dieser Verfahren aufbewahren.
Das Gleiche gilt bei der Durchsetzung von Versicherungs- und Rentenansprüchen des Patienten, soweit Sie davon wissen.
Ebenso kann auch der gesundheitliche Zustand des Patienten eine über die Fristen hinausgehende Aufbewahrung rechtfertigen.
Falls es um einen konkreten Fall geht, wenden Sie sich am Besten direkt an unsere Rechtsberatung für eine Einschätzung und für Rat zur weiteren Vorgehensweise.
Die (Mindest-)Aufbewahrungsfrist beträgt für Behandlungsunterlagen 10 Jahre. Laut der DSGVO müssen Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. In der Regel trifft dies 10 Jahre nach dem letzten Termin zu. Allerdings können bis zu 30 Jahre nach der letzten Behandlung noch Schadensersatzforderungen gestellt werden. Darf ich, um mich in diesem Fall verteidigen zu können, Patientenunterlagen auch so lange aufbewahren? Oder kann mich ein Patient mit Verweis auf die DSGVO zwingen, die Unterlagen nach 10 Jahren zu löschen?
