So lange müssen Sie Patientenunterlagen wirklich aufbewahren
Patientenunterlagen müssen Sie immer 10 Jahre lang aufbewahren? Falsch! In vielen Fällen gelten andere Fristen.
Laut Gesetz müssen Patientenunterlagen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die rechtliche Grundlage sind die Musterberufsordnung für Ärzte (MBO-Ärzte) § 10 Absatz 3 und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) § 630f Absatz 3.
Es gibt aber eine Reihe von Ausnahmen mit kürzeren und längeren Fristen. Ein Beispiel:
Während Sie Präparate und Befunde der Krebsfrüherkennungsuntersuchung 10 Jahre lang aufbewahren müssen, dürfen Sie die Berichtsvordrucke nach Krebsfrüherkennungsrichtlinien schon nach 5 Jahren entsorgen.
Die 10 Jahresfrist gilt vor allem für folgende Dokumente:
- Arztakten, Karteikarten und sonstige ärztliche Aufzeichnungen, inklusive gesonderte Befunde
- Arztbriefe (eigene und fremde)
- Aufnahmen von Röntgenuntersuchungen
- EEG- und EKG-Streifen
- Gutachten über Patienten
- Krankenhausberichte
- Laborbuch, Laborbefunde
- Sonographische Untersuchungen
und wenn Sie in eigener Praxis tätig sind auch für:
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen, die von der 10-Jahres-Regel abweichen
| Art der Unterlagen | Aufbewahrungsfrist in Jahren |
| Abrechnungsunterlagen (aus Steuergründen – z. B. von der KV übermittelte EDV-Abrechnung) | 6 |
| AU-Bescheinigung | 1 |
| Aufzeichnungen über Spenderentnahmen, Anwendung von Blutprodukten | 15 |
| Berichtsvordrucke für Gesundheitsfrüherkennung und Krebsfrüherkennung | 5 |
| Betäubungsmittelabgabe (Rezeptdurchschrift), Betäubungsmittelbücher und -Karteikarten | 3 |
| D-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen, Röntgenunterlagen) | 15 |
| Geschlechtskrankheiten, Stammblatt gemäß Formblatt, Anlage 2 | 5 |
| H-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen, Röntgenunterlagen) | 15 |
| Krebsfrüherkennungsuntersuchungen (Durchschrift) | 5 |
| Labor-Qualitätssicherung (interne Kontrollkarten, externe Zertifikate) | 5 |
| Strahlenschutzverordnung- bzw. Röntgenbehandlung (Aufzeichnungen, Berechnungen) | 30 |
| Überweisungsscheine | 1 |
| Zytologische Befunde (im Rahmen der Krebsfrüherkennung) | 5 |
Die wichtigsten Infos haben wir in dieser Infografik zusammengefasst:
Haben Sie noch Fragen zu Aufbewahrungsfristen? Haben wir eine wichtige Frist vergessen? Dann hinterlassen Sie uns einen Kommentar.
Der Virchowbund berät niedergelassene und ambulant angestellte Ärztinnen und Ärztezum Arbeitsrecht und allen weiteren rechtlichen Fragen rund ums Praxismanagement und die Niederlassung. Als Mitglied im Verband der niedergelassenen Ärzte können Sie diesen und viele weitere Services kostenlos nutzen. Rechnen Sie nach: Es lohnt sich für Sie!
Kommentare
Ich habe zu dem Thema noch eine Frage: Wie verhält es sich für Patientenanfragen, z.B. in der ambulanten Praxis, wo es jedoch nie zu einer Aufnahme in die Versorgung gekommen ist? Vielleicht hat jemand eine Meinung dazu. Besten Dank...
In den (Praxis-)Kliniken ist die 30jährige Archivfrist überwiegend üblich, bewährt und zulässig, da die endgültige Verjährungsfrist (OP = Körperverletzung mit Einwilligung des Patienten) 30 Jahre beträgt. Es kann sein, dass ein vermeintlicher Anspruch erst nach vielen Jahren auffällt und gestellt wird. Auch eine Zusage der Haftpflichtversicherung des Krankenhauses befreit Ärztinnen und Ärzte nicht von der strafrechtlich relevanten Situation. Entsprechend sind auch die Empfehlungen in den Leitfäden zur "Dokumentation im Krankenhaus" (Krankenhausgesellschaft) und weiteren Fachgesellschaften, welche ich in unserer Bibliothek verlinkt habe. Dort sind die Fristen im Einzelnen aufgearbeitet und dargestellt: https://medical-it-valley.de/?page_id=1677
Wir begleiten kleine, mittlere und große Einrichtungen bis hin zur Universitätsmedizin und können bei Bedarf weitere Hinweise geben.
Heino Kuhlemann, Dipl.-Inform. Med., kuhlemann@Medical-IT-Valley.de
Sehr geehrte*r Herr*Frau Alef, Ihre Fragen werden im Blogbeitrag https://www.virchowbund.de/praxisaerzte-blog/papierlose-arztpraxis-so-uebertragen-sie-patientenakten-in-ein-digitales-archiv beantwortet.
Guten Tag,
reicht es wenn ich die Unterlagen einscanne oder müssen sie in Papierform vorhanden sein z.B. Einwilligungserklärungen zu ambulanten Eingriffen ?
MfG
M.Alef
Sehr geehrte Frau Riess, bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die Ärztekammer Ihres Bundeslandes.
Guten Tag,
Mein früherer Hausarzt müsste noch Unterlagen von mir haben. (Bin vor 6 Jahren weggezogen)
Habe nun erfahren dass er seine Praxis geschlossen hat. Wie komme ich nun an meine Unterlagen, bzw. wo werden die aufbewahrt in so einem Fall?
MfG H. Riess
Hallo Herr Schwarz, es kommt auf den Einzelfall an, ob der Patient Sie zwingen kann, die Daten zu löschen.
Bestehen Anhaltspunkte, dass der Patient Schadensersatzansprüche geltend machen könnte, sind Sie nicht verpflichtet, die Krankenunterlagen nach 10 Jahre zu löschen.
Auch bei anhängigen Widerspruchs- und Klageverfahren können Sie die Unterlagen unabhängig von den Aufbewahrungsfristen bis zum Abschluss dieser Verfahren aufbewahren.
Das Gleiche gilt bei der Durchsetzung von Versicherungs- und Rentenansprüchen des Patienten, soweit Sie davon wissen.
Ebenso kann auch der gesundheitliche Zustand des Patienten eine über die Fristen hinausgehende Aufbewahrung rechtfertigen.
Falls es um einen konkreten Fall geht, wenden Sie sich am Besten direkt an unsere Rechtsberatung für eine Einschätzung und für Rat zur weiteren Vorgehensweise.
Die (Mindest-)Aufbewahrungsfrist beträgt für Behandlungsunterlagen 10 Jahre. Laut der DSGVO müssen Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. In der Regel trifft dies 10 Jahre nach dem letzten Termin zu. Allerdings können bis zu 30 Jahre nach der letzten Behandlung noch Schadensersatzforderungen gestellt werden. Darf ich, um mich in diesem Fall verteidigen zu können, Patientenunterlagen auch so lange aufbewahren? Oder kann mich ein Patient mit Verweis auf die DSGVO zwingen, die Unterlagen nach 10 Jahren zu löschen?
