Praxisverwaltungssystem

Das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist das wichtigste digitale Werkzeug einer modernen Arztpraxis. Das PVS beinhaltet die Patientenakten, organisiert Termine und Dienstpläne, und macht die Abrechnung gegenüber der KV oder Patienten möglich.

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Welche Anbieter für Praxissoftware gibt es?

Der Markt an PVS-Anbietern ist groß. Manche Anbieter vertreiben fachspezifische Software, z. B. speziell für Hausärzte, Urologen, Gynäkologen, Augenärzte oder Psychotherapeuten. Andere, wie CGM, Duria, medatixx ,SAP, oder Zollsoft (tomedo) sind offen für viele oder alle Fachgruppen.

Allerdings schnitten die größten Softwarehersteller im Zufriedenheitsranking von 2024 häufig schlecht ab. Lesen Sie im Praxisärzte-Blog, welche Praxisprogramme von Ärzten besonders gut bewertet werden.

Zum Praxissoftware-Vergleich

Welche Funktionen bietet eine Praxissoftware?

Ein Praxisprogramm kann potenziell viele Aufgabebereiche abdecken, darunter:

 

Die Praxissoftware enthält Schnittstellen zur Telematik-Infrastruktur für Dienste wie KIM, eRezept und ePA. Aber auch die Telefonanlage, digitale Anamnese, das Labor und medizinische Geräte (z. B. EKG) können angebunden werden.

Implementierte Arzneimittel-Datenbanken und die Heilmittelverordnungssoftware sowie Abrechnungsprogramme helfen dabei, Regresse zu vermeiden. Verschiedene Zusatzmodule machen die Abrechnung von qualitätsgesicherten Leistungen möglich (z. B. Chronikerprogramme).

Mit einer guten Praxissoftware können Sie z. B. Patienten nach Faktoren wie Geburtsdatum, Impfstatus oder bestimmten Risikofaktoren und Vorerkrankungen filtern und ihnen gezielt Termine für Kontrollen und Impfungen anbieten oder sie mit relevanten Gesundheitsinformationen versorgen.

Um Patienten an Termine zu erinnern, sollten Sie eine Einwilligung gemäß DSGVO einholen. Nutzen Sie dazu unsere Vorlage die für Patienteneinwilligung am Seitenende.

Andrea Schannath
Rechtsberatung

Lesen Sie hier mehr über die digitale Arztpraxis.

Wie viel kostet ein Praxisverwaltungssystem?

Der Preisvergleich bei Arztsoftware ist oft schwierig. Heutzutage kauft man mit der Software meist nicht mehr ein vollständiges Programm, sondern einzelne Module.

Der Preis schwankt daher, je nach Anzahl und Art der Module sowie ggfs. nach der Zahl der Lizenzen oder Anzahl der Patienten. Wer z. B. digitale Terminvereinbarung und Videosprechstunden anbieten möchte, zahlt also in der Regel mehr. Diese Unterschiede sollten Sie im Vergleich berücksichtigen.

Achten Sie bei der Entscheidung für eine Praxissoftware besonders auf Funktionen, die im Praxismanagement wirklich Zeit sparen können. Unterschätzen Sie nicht den Wert dieser Entlastung im Hinblick auf den Fachkräftemangel. Denn Zeit ist Geld.

Margaret Plückhahn
Praxisberatung

Mittlerweile ist das Modell „Software as a service“ (SaaS) weit verbreitet. Dabei „mietet“ man die Software und zahlt eine monatliche oder jährliche Pauschale. Die Software läuft oft browser-basiert. Updates werden dann automatisch eingespielt, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen oder Zusatzkosten anfallen.

Die Spannbreite der Kosten für Praxissoftware reicht von kostenlosen Open-Source-Programmen bis 500 Euro monatlich und mehr. Für einen sinnvollen Vergleich sollten Sie jedoch alle Kosten betrachten: einmalige Kosten für die Einrichtung ebenso wie monatliche Fixkosten für Lizenzen sowie variable Zusatzkosten durch Support.

Die höhere Produktivität eines guten PVS zahlt sich nach der initialen Investition oft bald wieder aus.

Tipp

Informieren Sie sich hier über erfolgreiches Praxiscontrolling. Unterstützung in der wirtschaftlichen Führung Ihrer Arztpraxis finden Sie bei unserer Praxisberatung.

Checkliste: So wählen Sie die richtige Praxissoftware

Bevor Sie Ihre Wahl für ein Programm zur Praxisverwaltung treffen, sollten Sie sich ausgiebig informieren und vergleichen. So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

  1. Prüfen Sie anhand der Liste der KBV, ob es für Ihr Fachgebiet spezielle PVS-Software gibt. Deckt ein Anbieter spezielle Anwendungsfälle Ihrer Fachgruppe ab, die ein allgemeines PVS nicht bieten würde?
     
  2. Erkundigen Sie sich bei anderen Ärzten ihrer Fachgruppe, welche Systeme diese einsetzen und wie zufrieden sie damit sind. Dabei können auch ärztliche Foren im Internet helfen.
     
  3. Besprechen Sie, welche technischen Voraussetzungen für den reibungslosen Betrieb gegeben sein müssen (z. B. Server-Kapazitäten, Betriebssystem, Zugriff von mobilen Geräten bzw. aus dem Homeoffice, Anzahl an Arbeitsplatz-Lizenzen). Klären Sie auch mögliche Erweiterungen, falls die Praxis sich vergrößert.
     
  4. Machen Sie einen Überblick der Standard-Arbeitsaufläufe und „digitalen Workflows“, die Ihre Praxissoftware abbilden soll. Gibt es auch Prozesse, die in Zukunft automatisiert werden können? Erstellen Sie daraus ein Anforderungsprotokoll. Integrieren Sie auch Punkte, die Sie oder Ihre Kollegen bei anderen Herstellern unzufrieden machen. Muss die Software auch offline oder aus dem Homeoffice funktionieren?
     
  5. Testen Sie Demo-Versionen der Software gemeinsam mit den Ärzten und MFA in Ihrer Praxis. Dabei können die zuvor beschriebenen Workflows helfen. Nutzen Sie auch Informationsangebote der KVen, wie die diPraxis in Dortmund oder die DEMO in Berlin. Viele Hersteller bieten auch Demo- und Lernvideos.
     
  6. Klären Sie vorab, welche Schnittstellen und Funktionen die Praxissoftware bietet und ob diese Zusatzkosten verursachen. Wichtige Schnittstellen sind z. B:
    • KVDT bzw. xDT-Schnittstelle (KV-Abrechnung)
    • LDT-Schnittstelle (Labordaten)
    • GDT-Schnittstelle (Medizingeräte)
       
  7. Backups: Erfragen Sie, wie und wo die Daten Ihrer EDV gesichert werden und wie diese sich z. B. im Fall eines Hacker-Angriffs wiederherstellen lassen. Cloud-Dienstleister sind laut der KBV „grundsätzlich nutzbar“, müssen aber ihre Server innerhalb der EU betreiben.
     
  8. Besprechen Sie auch z. B. Support und Kosten bei Updates der Praxissoftware, bei Gesetzesänderungen, beim Konnektor-Tausch und bei der Datenmigration zum/vom Anbieter.
     
  9. Lassen Sie sich Angebote von mehreren Herstellern machen zu vergleichbaren Konditionen (z. B. für 24 Monate Betrieb, inklusive Datenmigration, Einrichtung, Anwender-Schulung, Support im Umfang von X Stunden und Updates).
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Tipp: Support-Kosten im Blick behalten

Die Kosten für IT-Support können aus einer günstigen Software eine teure machen. Daher sollten Sie schon vor Vertragsabschluss möglichst genau vereinbaren:

  • welchen Umfang an Support Sie zu welchem Preis erhalten
  • zu welchen Zeiten und auf welchen Wegen der IT-Support erreichbar ist
  • welche Reaktionszeiten garantiert sind
  • wer die Ansprechpartner auf beiden Seiten (PVS-Anbieter und Praxis) sind
  • welche Konsequenzen fehlerhafter Support (z. B. zu späte Pflicht-Updates, zu lange Reaktionszeit) hat
  • wie in Problemfällen (z. B. Ausfall von TI-Komponenten, Cyber-Angriff) reagiert werden sollte

 

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