Notfallordner: Diese Dokumente sollten Sie immer griffbereit haben

Wenn ein Arzt stirbt, ist das nicht nur ein persönlicher Verlust für Familie und Freunde. Ein Todesfall stellt die Hinterbliebenen auch plötzlich vor einen Berg von Fragen und Problemen – ganz besonders, wenn der Arzt eine Praxis und Angestellte hinterlässt. Praxisinhaber, aber auch angestellte Ärzte, sollten rechtzeitig für Todesfälle oder schwere Krankheiten vorsorgen.

Vorsorge für den Ernstfall bedeutet, schon zu Lebzeiten einen Notfallordner anzulegen. Darin bewahren Sie Ihr Testament, Vollmachten und weitere Dokumente auf, die im Fall Ihres Todes oder einer plötzlichen schweren Erkrankung relevant sind. Wichtig sind vor allem:

Unternehmervollmacht

Damit die Praxis weiterbestehen kann, wenn Sie durch eine plötzliche schwere Krankheit, einen Unfall oder Tod verhindert sind, gibt es die Unternehmervollmacht. Sie ermächtigt eine Person Ihres Vertrauens unternehmerisch, an Ihrer Stelle handeln zu dürfen. Die Vollmacht kann zeitlich befristet oder unbefristet, widerruflich oder unwiderruflich oder unter einer Bedingung formuliert werden.

Wichtig ist, dass Sie Ihren Willen möglichst genau zum Ausdruck bringen und den Umfang der Vollmacht klar definieren. Lose Formulierungen könnten zu Zweifeln bzw. unklaren Kompetenzen führen.

Kontovollmacht 

Bankvollmachten für Geschäfts- und Privatkonten funktionieren ähnlich wie die Unternehmervollmacht nur dann, wenn Sie nicht mehr geschäftsfähig sind. Sie können z. B. Ihrem Partner in der gemeinsamen Praxis eine Vollmacht für ein bestimmtes Bankkonto erteilen.

Banken akzeptieren oftmals keine Generalvollmacht, sondern nur ihre eigenen Formulare. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, wie die Vollmacht ausgestaltet sein muss.

Vorsorgevollmacht

Für den Fall, dass Sie nicht mehr in der Lage sind, bestimmte geschäftliche Angelegenheiten zu regeln, können Sie eine Vertrauensperson damit beauftragen. Diese kann z. B. Bank- oder Versicherungsgeschäfte für Sie erledigen oder einen Vertrag mit einem Pflegeheim abschließen.

Fehlt diese Vorsorgevollmacht, wird ein gerichtliches Betreuungsverfahren eingeleitet – auch dann, wenn Sie Angehörige haben. Denn diese müssen erst durch das Gericht zum Betreuer bestellt werden.  Eine ordnungsgemäß erstellte Vorsorgevollmacht kann die Einleitung eines Betreuungsverfahrens verhindern.

Patientenverfügung

Die Patientenverfügung legt Ihre Wünsche zur Behandlung fest, für den Fall, dass Sie keine eigenverantwortlichen Entscheidungen mehr treffen können. Z. B. können Sie bestimmte lebensverlängernde Maßnahmen und Eingriffe ablehnen.

Betreuungsverfügung

Mittels der Betreuungsverfügung können Sie z. B. bestimmen, wer zum Betreuer im Krankheitsfall bestellt werden soll und wer nicht. Außerdem können Sie Ihren bevorzugten Wohnsitz im Fall der Betreuung festlegen. Der Vorteil ist, dass die Betreuungsverfügung nur dann Wirkungen entfaltet, wenn sie tatsächlich erforderlich wird.

Textvorlagen für die Vorsorgevollmacht, die Patientenverfügung, die Betreuungsverfügung und die Bankvollmacht finden Sie beim Bundesministerium für Justiz.

Testament

Wenn Sie von der gesetzlichen Erbfolge abweichen wollen, brauchen Sie ein Testament. Darin können Sie z. B. bestimmen, wer die Praxis erbt. Achtung: Der Erbe übernimmt dann auch die Verantwortung für die Aufbewahrung der Patientenakten.

Im Zusammenhang mit dem Testament können Sie eine Bestattungsverfügung verfassen. So legen Sie fest, wo und wie Sie bestattet werden wollen. Damit nehmen Sie Ihren Hinterbliebenen eine Last in einer emotionalen Ausnahmesituation ab.

Weitere Dokumente

Auch Unterlagen zu Immobilien, Darlehen und rund um den Weiterbetrieb der Praxis gehören in den Notfallordner. Im Idealfall enthält der Notfallordner Informationen über:

• Private Vorsorge und Absicherungen (z. B. Lebensversicherung)
• Versicherungen (Praxis und privat)
• Sonstige Verträge wie Abos, Leasingverträge etc.
• Mitgliedschaft bei Ärztekammer, Kassenärztlicher Vereinigung und Versorgungswerk
• Mitgliedschaft in Verbänden und Vereinen (beruflich und privat)
• Immobilienverzeichnis
• Mietvertrag für Wohnung und Praxis
• Mitarbeiterverzeichnis mit Tätigkeitsbeschreibung
• Kontaktdaten der Angehörigen und Dienstleister im Notfall (z. B. Anwalt und Steuerberater)
• Wichtige Passwörter
   

Informieren Sie Ihre Angehörigen und ggf. auch Ihren Kooperationspartner in der gemeinsamen Praxis über den Notfallordner. Sie haben auch die Möglichkeit, die beglaubigten Dokumente gegen eine geringe Gebühr im Zentralregister der Bundesnotarkammer hinterlegen zu lassen.

Tipp: Praxisausfallversicherung

Als Praxisinhaber sollten Sie Ihre Praxis auch für den Fall absichern, dass Sie durch eine schwere Krankheit oder einen Unfall berufsunfähig werden. Dazu bietet sich oft eine Kombination aus Unfall-, Betriebsunterbrechungs- und Praxisausfallversicherung an.

Die Praxisausfallversicherung springt ein, wenn der normale Praxisbetrieb infolge von Krankheit oder Unfall des Praxisinhabers oder Quarantänemaßnahmen gestört oder unterbrochen wird. Sie ersetzt den entgangenen Betriebsgewinn und die Kosten für Gehälter, Miete und Steuern.

Eine besonders günstige Variante der Versicherung erhalten Mitglieder im Virchowbund über unseren Kooperationspartner EcclesiaMed. Lesen Sie hier alles über die flexibel kombinierbaren Bausteine der Versicherung.

Mehr Möglichkeiten, wie Sie sich gegen die wirtschaftlichen Folgen eines Praxisausfalls (z. B. durch Unfall, Krankheit, Pandemie) schützen, verraten wir Ihnen im Blogbeitrag Praxisausfall: So schützen Sie sich.