10 Vorsätze für Praxisärzte im neuen Jahr

Der Jahreswechsel ist für viele Menschen ein kleiner Neustart. Man überdenkt alte Gewohnheiten, fokussiert sich neu, macht sich gute Vorsätze. Für Ärzte ist die kurze Auszeit rund um die Feiertage eine gute Gelegenheit, sich zu fragen: Was will ich 2020 mit meiner Praxis erreichen?

1. Guter Chef sein

Der Jahreswechsel 2020 ist ideal, um Ihre Rolle als Chef wieder etwas aktiver zu gestalten. Aktiv bedeutet aber nicht stärkere Überwachung, sondern konkrete Führungsaufgaben zu erfüllen.

Wenn Sie noch keine regelmäßigen Praxisbesprechungen haben, führen Sie sie jetzt ein. Auch zehn Minuten wöchentlich können schon helfen, dass der Praxisbetrieb runder läuft. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance für Verbesserungsvorschläge.

Sprechen Sie in den individuellen Mitarbeitergesprächen darüber, welche Entwicklungsperspektiven Sie Ihren MFA geben können. Vielleicht gibt es ja noch Bereiche, zum Beispiel im wirtschaftlichen Praxismanagement, wo Sie Aufgaben delegieren können.

Gut vorbereitet ins nächste Mitarbeitergespräch starten Sie mit unserer Praxisinfo „Mitarbeitergespräch“. Wenn Sie schon Mitglied im Virchowbund sind, können Sie die Tipps und Checkliste herunterladen. Falls nicht, können Sie hier in unser Angebot hineinschnuppern.

2. Für den Notfall vorsorgen

Kein Mensch setzt sich gerne mit dem eigenen Tod und oder schweren Erkrankungen auseinander. Dennoch ist es wichtig, dass Sie als Praxisarzt für solche Fälle mit einem Notfallordner vorsorgen. Nur so stellen Sie sicher, dass die Praxis weiterlaufen kann, Konten nicht gesperrt werden, Miete und Gehälter bezahlt werden können und Familie sowie Mitarbeiter abgesichert sind.

In den Notfallordner gehören:

• Testament
• Vorsorgevollmacht
• Patientenverfügung
• Betreuungsverfügung
• Unternehmervollmacht
• Bankvollmachten für Geschäfts- und Privatkonten
   

und zusätzlich noch Informationen zu folgenden Themen:

• Mitgliedschaft bei Ärztekammer, Kassenärztlichen Vereinigung und Versorgungswerk
• Versicherungen der Praxis und private Versicherungen
• Sonstige Verträge wie Abos, Leasingverträge etc.
• Mitgliedschaft in Verbänden und Vereinen, beruflich und privat
• Immobilienverzeichnis, Mietvertrag für Wohnung und Praxis
• Mitarbeiterverzeichnis mit Tätigkeitsbeschreibung
• Kontaktdaten der Angehörigen
• Dienstleister im Notfall, z. B. Anwalt und Steuerberater
• Wichtige Passwörter (bzw. wo diese aufbewahrt werden)
   

Informieren Sie Ihre Angehörigen und ggf. auch Ihre Kollegen in der Praxis über diesen Ordner. Gegen eine Gebühr von 50 Euro können Sie die Dokumente zusätzlich im Zentralregister der Bundesnotarkammer hinterlegen.

3. Terminmanagement updaten

Terminplanung kostet im Praxisalltag viel Zeit. Besonders ärgerlich ist es dann, wenn Patienten kurzfristig absagen oder ohne Absage gar nicht erscheinen. Über digitales Terminmanagement können Sie daher wertvolle Zeit sparen. Wenn Sie ein integriertes Erinnerungssystem nutzen, das z. B. 24 Stunden vor dem Termin automatisierte Nachrichten an Ihre Patienten verschickt, erhöht das die Termintreue deutlich. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Ihre Praxis wird attraktiver für jüngere Patientengruppen.

Viele Ärzte möchten gerne Schadensersatz für ausgefallene Termine fordern. Wann das möglich ist, haben wir ein einem eigenen Blogbeitrag zum Schadensersatz erklärt.

4. Praxisorganisation verbessern

Es gibt keine Praxis, in der sämtliche Abläufe perfekt sind. Verbesserungspotenzial gibt es überall. Oft hilft eine bessere Praxisorganisation auch dabei, Zeit zu sparen. Die berühmte 80-20-Regel besagt, dass Sie bereits 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreichen können. Umgekehrt müssen Sie dann noch einmal 80 Prozent Aufwand in eine Aufgabe hineinstecken, um die restlichen 20 Prozent an Ergebnis zu erreichen.

Wo können Sie also an Perfektionismus einsparen, um dadurch sehr viel mehr Zeit zu gewinnen? Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, welche typischen Zeitfresser es in Ihrer Praxis gibt und wie Sie diese vermeiden können. Verschwenden Sie viel Zeit mit wiederkehrenden Abläufen, die sich automatisieren ließen? Könnten Sie Telemedizin einsetzen um z. B. Fahrzeit bei Haus- und Pflegeheimbesuchen zu sparen? (Übrigens, wie Sie diese Besuche abrechnen, lesen Sie in einem eigenen Blogbeitrag).

Ein häufiger Planungsfehler ist es, den Aufwand einzelner Aufgaben zu unterschätzen. Planen Sie pauschal 10 Minuten pro Termin ein, oder berücksichtigen Sie bereits in der Planung, dass der ältere Chroniker länger braucht, um sich an- und auszukleiden, oder dass Arzt 1 sich gerne etwas länger mit den Patienten unterhält als Arzt 2? Kennen Sie Ihre Stoßzeiten und orientieren Ihre Terminplanung daran?

Ein dritter Ansatz: Haben Sie die regelmäßigen organisatorischen Aufgaben (Telefonate, Briefe, Bestellungen und anderer Papierkram) als Fixposten in Ihre Arbeitszeit eingeplant, oder quetschen Sie diese einfach dazwischen? Probieren Sie z. B. eine halbe Stunde pro Tag für solche Aufgaben zu blocken, bevor die ersten Patienten kommen.

Lesen Sie hier mehr zur Terminplanung und zur Sprechstundenorganisation.

5. Datenschutz überprüfen

Datenschutz ist immer noch ein großer Aufreger und sorgt für viel Unsicherheit unter Ärzten. Das muss nicht sein. Im Praxisärzte-Blog geben wir Tipps, wie Sie Ihre Praxis vor Datenklau schützen. Zusätzlich finden Sie alles Wissenswerte zum Datenschutz in der Praxisinfo „DSGVO in der Arztpraxis“ aufgeschlüsselt.