Erfolgreich in der Videosprechstunde: 13 Tipps für Ärztinnen und Ärzte
In der Videosprechstunde kann das Gespräch zwischen Ihnen als Arzt oder Ärztin und Patient anders verlaufen oder wahrgenommen werden als live. Wir geben Tipps, wie der Videotermin in Ihrer Praxis gelingt.
Sie sind gewappnet mit Computer, Kamera und Mikrofon und bereit für die Videosprechstunde? Wenn Sie schon Videotermine durchgeführt haben, haben Sie sicher selbst bemerkt, dass die Kommunikation über einen Bildschirm anders ist als live:
Einige Signale Ihres Gegenübers sind schwerer wahrzunehmen und es ist womöglich schwieriger für Sie, eine Atmosphäre des Vertrauens und der Präsenz zu schaffen. Das kann gewöhnungsbedürftig sein.
Doch kleine Anpassungen von der Einrichtung bis zur Kommunikation können große Wirkung erzielen.
So gelingen Ihre Videotermine:
Mit 7 Tipps die Videosprechstunde einrichten
Schon durch eine überlegte Einrichtung der Videosprechstunde können Sie sich nicht nur Zeit für später sparen, sondern auch Vertrauen und Professionalität vermitteln.
Vermeiden Sie Fenster hinter oder direkt vor sich
Ein Fenster hinter Ihnen erscheint oft unangenehm hell beim Gegenüber, während Ihr Gesicht im Dunkel verschwindet. Ist das Fenster direkt vor Ihnen, kann Ihr Gesicht unnatürlich hell und maskenhaft wirken. Ein Fenster seitlich zur Kamera oder nicht zu dunkle Vorhänge können Abhilfe schaffen.
Setzen Sie sich bequem und locker, aber aufrecht hin
Aufrechtes Sitzen fördert die Konzentration. Ein Tisch kann eine weitere Barriere zwischen Ihnen und dem Patienten sein, zusätzlich zu dem Gerät bzw. dem Bildschirm, über den Sie kommunizieren. Mehr Nähe und Zugewandtheit schaffen Sie, indem Sie schräg oder seitlich statt frontal zum Tisch sitzen. Notizen können Sie auch auf einem Klemmbrett machen.
Testen Sie Ihren Abstand zur Kamera
Wie ist der Bildausschnitt? Angenehm sollte es sein, wenn Ihr Gegenüber Sie mindestens bis zur Brust sieht. Dann können auch Ihre Hände noch sichtbar sein. Denn die Gestik ist ein großer Teil von Körpersprache, über die wir maßgeblich kommunizieren.
Finden Sie einen möglichst frontalen Kamerawinkel
Die Kamera zeigt Ihr Kinn vergrößert und Ihre Augen klein? Dann nimmt sie Sie von unten auf und auch Ihr Patient blickt dann „zu Ihnen auf“. Auch die Ansicht von schräg oben kann irritierend sein.
Ungünstige Kamerawinkel wirken sich negativ auf die Gesprächsatmosphäre aus. Am positivsten wirkt das Gefühl von Augenhöhe – wie in der direkten Kommunikation.
Wählen Sie Ihren bevorzugten Hintergrund
Ob Sie für Ihr Bild beim Gegenüber einen fiktiven Hintergrund einstellen können, hängt von Ihrem Videodienstleister ab. Falls Sie einen anderen Hintergrund wählen als Ihr Sprechzimmer, sollte dieser möglichst ruhig und neutral sein. Wenn möglich, bietet es sich stets an, den Hintergrund unscharf zu stellen. Dies hilft Ihrem Gegenüber bei der Konzentration.
Testen Sie die Lautstärke von Lautsprechern und Mikrofon
Am besten geht dies in einer Probesitzung. Haben Sie einmal sinnvolle Einstellungen gefunden, spart das Zeit für die nächsten Videosprechstunden.
Schalten Sie die Selbstansicht ab
Oder schieben Sie Ihr eigenes Bild an den Rand und verkleinern es. Am besten schalten Sie die Ansicht des Patienten auf Vollbild. So sehen Sie mimische Signale besser und sind gleichzeitig weniger verleitet, sich von Ihrem eigenen Bild ablenken zu lassen.
Hilfreich ist es, den Ablauf des Anmeldens und Startens der Videosprechstunde vorher mindestens einmal von A bis Z auszuprobieren, am besten mit Mitarbeitenden oder Kollegen in der Praxis. Dabei können Sie auch gleich passende Einstellungen vornehmen und sich für die Patiententermine Zeit sparen.
4 Tipps für Vertrauen und Aufmerksamkeit beim Videotermin
Die Kommunikation mittels Bildschirm in Arztpraxen ist für viele noch eher ungewohnt. Umso wichtiger ist es, eine gute Atmosphäre zu schaffen und Missverständnisse auszuräumen oder ihnen vorzubeugen.
Präsenz, Aufmerksamkeit und Vertrauen vermitteln
Das geht wirkungsvoll durch Blickkontakt. Schauen Sie also zwischendurch immer wieder für einige Sekunden direkt in die Kamera statt auf den Bildschirm. Das kann für Sie zunächst irritierend sein, da niemand zu Ihnen zurückblickt. Aber nur so fühlt sich der Patient oder die Patientin direkt angesehen.
Paraphrasieren Sie gelegentlich
Wiederholen Sie in eigenen Worten, was der Patient oder die Patientin gesagt hat. Das hat mehrere Vorteile: Es kann Ihnen bei der Konzentration helfen. Sie können sich den Inhalt für die spätere Dokumentation besser merken. Sie zeigen Aufmerksamkeit. Und wenn die Verbindung einseitig „wackelt“, gleichen Sie ab, dass Sie alles Relevante mitbekommen haben.
Vermeiden Sie es zu tippen
Zumindest, wenn Sie eine normale Computer- und Laptoptastatur verwenden, hört Ihr Gegenüber das Tippen oft sehr laut und kann es als irritierend empfinden. Überlegen Sie daher, ob es für Sie zumutbar ist, sich als Gedankenstütze Notizen von Hand zu machen und diese erst hinterher in Ihrem PVS zu dokumentieren.
Achtung: Sie sehen nur einen Ausschnitt Ihres Gegenübers
Häufig können Sie sich so kein Bild von Körperhaltung, möglichen Bewegungseinschränkungen etc. machen. Auch Hinweise durch die Gestik sind stark eingeschränkt. Wenn es für Sie hilfreich ist, bitten Sie Ihr Gegenüber, den Abstand zur Kamera zu ändern.
Grundlegendes zu guter, vertrauensvoller Patientenkommunikation können Sie unter dem Link nachlesen. Wie Sie hitzigere Konflikte mit Patientinnen und Patienten abfedern, beschreiben wir unter 10 Tipps zur Deeskalation und Beschwerdemanagement in der Arztpraxis.
2 Tipps zum Beenden der Videosprechstunde
Hier können Sie mit minimalem Aufwand bis zum Ende eine gute Atmosphäre wahren.
Lassen Sie Ihr Gegenüber das Videogespräch zuerst verlassen
Nach der Verabschiedung warten Sie einen Moment. Zum einen wirkt dies höflich, zum anderen gibt es dem Patient oder der Patientin eine letzte Gelegenheit sich auf vielleicht vergessene Fragen zu besinnen.
Bleiben Sie mit Aufmerksamkeit und Präsenz im Termin
Seien Sie zugewandt bis Ihr Gegenüber die Videoplattform verlassen hat. So signalisieren Sie: „Sie als Patient beenden das Gespräch.“ Der Zeitaufwand dafür beträgt maximal einige Sekunden, aber die positive Wirkung auf Ihr Gegenüber ist groß.
Details zu Rechtslage, Voraussetzungen und mehr praktische Hinweise finden Sie auf unserer Übersichtsseite zur Videosprechstunde und zur digitalen Arztpraxis.
Wie Sie die Videosprechstunde im Notdienst abrechnen, können Sie im Blog nachlesen.
Vielleicht ist die Einführung der Videosprechstunde auch ein Anlass, weitere digitale Angebote Ihrer Praxis zu überprüfen – zum Beispiel Ihre Praxis-Webseite, Patienten-WLAN im Wartezimmer oder die Nutzung eines Arztterminportals.
Übrigens: Eine gut durchgeführte Videosprechstunde kann auch zu einer barrierearmen Arztpraxis beitragen, da Patientinnen und Patienten mit der Sprechstunde „von Zuhause aus“ weniger physische Barrieren überwinden müssen.
Als Mitglied des Virchowbundes stehen Ihnen auch umfassende Informationen zum Herunterladen zur Verfügung, zum Beispiel die Praxisinfos „Barrierefreie Arztpraxis“, „Praxis-Webseite“ oder „Arztbewertungsportale“. Weitere Angebote und Vorteile für Mitglieder finden Sie hier.
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