Terminbuchung online: Darauf sollten Sie in Ihrer Praxis achten
Lesen Sie hier, wie Arztterminportale Ihnen Arbeit abnehmen können und was dabei zu beachten ist.
Volle Sprechzimmer, volles Wartezimmer, das Telefon klingelt, an der Anmeldung wächst die Schlange – ein gewöhnlicher Dienstagvormittag in Ihrer Praxis?
Für Praxisinhaber und -inhaberinnen, besonders aber für die MFA, kann es eine große Entlastung sein, wenn eine Software die Terminvergabe übernimmt: Viele Telefonate und Unterbrechungen fallen weg, es bleibt mehr Zeit für die Versorgung. Zumindest dann, wenn das Arztterminportal effizient, sicher und verlässlich funktioniert.
Hier klären wir, wie Sie Arzttermine online vergeben. Lesen Sie auch unseren Vergleich von Arztterminportalen.
Arztterminportale aus Sicht von Ärzten und Praxisteam
Mit der Digitalisierung ändert sich auch, wie Patientinnen und Patienten Termine in Arztpraxen vereinbaren. Immer mehr ziehen es vor, Arzttermine über Terminbuchungsportale im Internet zu reservieren statt per Telefon. Diese Angebote können auch für Sie als Ärztin, Arzt und MFA eine Chance sein.
Sie möchten ein Portal für Arzttermine in Ihrer Praxis nutzen?
- Was müssen Sie tun, um das Terminportal nutzen zu können?
Welche Kosten entstehen? Brauchen Sie ein Abonnement? Wie ist die Kündigungsfrist? Wie nehmen Sie das Arztterminportal in Betrieb? - Lohnt sich das Terminportal?
Wie unkompliziert ist die Nutzung? Wieviel Zeit sparen Sie tatsächlich dadurch? Wie viele Termine sollen in Zukunft über das Portal vergeben werden, damit es sich refinanziert? - Kann das Portal Terminkonflikte erkennen?
Falls nein, muss Ihr Team stets ein aufmerksames Auge auf die gesamte Terminplanung haben und die Konflikte selbst zeitnah bereinigen. - Muss Ihre Praxis den Termin bestätigen?
Auch hier gilt: Mitdenken und -beobachten ist angesagt – sowie eine zügige Reaktion auf jede Buchung über das Portal. - Welche Daten verlangt das Portal von den Patienten?
Sind die Informationen, die das Portal von den Patienten verlangt, sinnvoll für eine bloße Terminbuchung? Oder werden Daten verlangt, die nicht notwendig sind? Dies sollten Sie vor allem Ihren Patienten und Patientinnen zuliebe beachten.
Werden Daten, die Patienten in dem Portal angeben, mit jenen Daten verknüpft, die sie nur Ihnen und Ihrem Praxisteam preisgegeben haben? Dies ist wichtig für den Fall, dass Ihre Praxis oder der Terminbuchungsanbieter Opfer von Cyberkriminalität wird. Werden bei solchen Angriffen sensible Daten auf Seite des Arztterminportals gestohlen oder öffentlich, sind bei Datenverknüpfung auch schnell Patientendaten aus Ihrer Praxis mitbetroffen.
Lesen Sie hier 9 Tipps, wie Sie die Cybersicherheit Ihrer Praxis erhöhen – und welche bekannten Angriffe auf Arztpraxen es schon gab.
Unter Datenschutz finden Sie Information darüber, wie Sie sensible Daten in Ihrer Praxis schützen und welche Pflichten Sie haben. Als Mitglied im Virchowbund können Sie auch die Praxisinfos „Datenschutz“ und „IT-Sicherheit“ herunterladen, sowie die Vorlage zur Patienteneinwilligung zu Terminerinnerungen.
Wenn möglich, binden Sie den Terminbuchungsservice auf Ihrer Praxishomepage ein. So lenken Sie die Patienten auf jenen Weg der Terminvereinbarung, der am schnellsten ist und für Sie Zeit spart.
Gleichzeitig vermitteln Sie mit der Buchung über Ihre eigene Webseite, dass die Terminvergabe verbindlich ist. Wenn der Patient von einem anderen Portal aus den Termin bei Ihnen bucht, ist die Ausfallrate erfahrungsgemäß höher.
Auch Patienten haben Erwartungen an solche Portale. Diese betreffen meist auch Sie als Arzt oder Ärztin.
Arztterminportale aus Sicht von Patienten
Für Patientinnen und Patienten ist ein Vorteil offensichtlich: die zeitliche Verfügbarkeit des Portals. Sie müssen nicht während der Sprechstundenzeiten jemanden in der Praxis erreichen, sondern haben sozusagen immer „freie Leitung“. Davon profitiert auch ihr Praxisteam: Jeder Patient, der dort einen Termin bucht, ist einer weniger, der in der Praxis anruft und die MFA ans Telefon bindet.
Wichtig für Patienten ist außerdem, dass Terminbuchung folgendes ist:
- unkompliziert: z. B. ohne, dass auf dem Portal ein Konto angelegt muss, um einen Termin zu buchen.
- schnell: Nach der Buchung muss der Patient nicht erst auf eine Terminbestätigung der Praxis warten.
- praktisch: z. B. automatische Terminerinnerung per SMS oder E-Mail. Für Tipps, wie Sie dafür sorgen, dass Termine von den Patienten auch eingehalten werden, lesen Sie weiter unter Terminplanung.
- datensparsam: Manche Portale verknüpfen persönliche Daten, die Patienten freiwillig dort eingegeben hat, mit Daten, die nur für das Praxisteam bestimmt sind.
Datenfreigebigkeit und -verknüpfung ohne explizite Zustimmung durch Patienten mag in erster Linie für sie selbst problematisch sein. Doch es kann auch Ihr Unternehmen in ein schlechtes Licht rücken: Selbst wenn Sie dies nicht veranlasst haben, könnte der Eindruck entstehen, dass Ihre Praxis den Datenschutz lax handhabt oder die Vertraulichkeit von Patientendaten nicht ausreichend beachtet.
Prüfen Sie bei der Auswahl eines Terminserviceportals unbedingt die Nutzungsfreundlichkeit für Patientinnen und Patienten. Richten Sie dabei ein besonderes Augenmerk auf Datenschutz und Datensparsamkeit.
Bietet ein Terminserviceportal Vorteile für die Patienten, sind dies auch Vorteile für Sie als Ärztin oder Arzt. Natürlich sind nicht alle Eigenschaften für alle Anwendenden gleich wichtig. Sie sollten jedoch einen Anbieter wählen, der sowohl für Sie als auch für Ihre Patienten möglichst vorteilhaft ist.
Worauf kommt es bei einem Terminserviceportal an?
Es gibt eine Reihe Anbieter verschiedener Terminservicedienste, die sich deutlich unterscheiden. Wir helfen bei der Orientierung und stellen Ihnen die zentralen Kriterien in einem weiteren Beitrag vor. Dort geben wir auch einen Überblickt über einige Ergebnisse zweier Studien, die mehrere Portale miteinander verglichen haben.
Besuchen Sie uns ab dem 25. März wieder hier auf dem Praxisärzte-Blog für den Vergleich der Terminportalanbieter!
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