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Praxisurlaub vorbereiten

Checkliste für Ärzte und MFA: Worauf Sie achten müssen, bevor der Praxisurlaub beginnen kann.

Die letzten Monate haben Ärzten und MFA viel abverlangt. Das Praxispersonal ist urlaubsreif. Wenn die Praxis für mehrere Tage oder Wochen schließt, ist gute Vorbereitung nötig.

Auch wenn es zuerst zusätzlichen Aufwand bedeutet: Diese Maßnahmen sorgen u. a. dafür, dass sie entspannter in den Urlaub gehen können und nicht bereits am ersten Tag nach dem Urlaub wieder im Stress des Praxisalltages versinken. Die Entspannung der arbeitsfreien Zeit soll ja ein wenig länger andauern.

 

Vertreter finden

Mindestens 4 – 6 Wochen vor dem Praxisurlaub sollten Sie mit den ersten vorbereitenden Arbeiten beginnen. Vertragsärzte – auch wenn sie angestellt sind – müssen für eine Vertretung sorgen.

Innerhalb einer Berufsausübungsgemeinschaft oder einer anderen Praxisform mit mehreren Ärzten übernimmt meist ein Kollege die Vertretung.

Wichtig bei der Regelung der Vertretung ist, ob Ihr Vertreter in Ihrer Praxis und unter Ihrer LANR/BSNR tätig wird (Vertretung nach Vertragsarztrecht), oder ob er in seiner eigenen Praxis und unter eigener LANR praktiziert (Kollegiale Vertretung).

Bei kollegialer Vertretung ist eine Vertreterbestellung schon ab dem ersten Tag der Abwesenheit erforderlich. Sie brauchen in den ersten 12 Wochen keine Genehmigung der Kassenärztlichen Vereinigung (KV). Dauert die Vertretung aber länger als fünf Tage, müssen Sie sie der KV melden.

Die rechtlichen Aspekte der Vertretung regeln Sie am besten mit dem Mustervertrag „Praxisvertretung“. Worauf Sie achten müssen, erklärt die Praxisinfo „Vertretung in der Praxis“.

Hier finden Sie die Übersicht der Praxisinfos und Musterverträge.

 

 

Information an Patienten

Sobald der Vertreter feststeht, sollten Sie einen Aushang mit der Urlaubsankündigung gut sichtbar in der Praxis platzieren. Denken Sie auch an Hinweise auf Ihrer Praxis-Homepage, Ihren Einträgen bei Google, Doctolib, Facebook & Co.

Diese Vorlage können Sie einfach anpassen und ausdrucken. Tipp: Wenn Sie das Papier laminieren und mit Marker beschriften, können Sie den Aushang mehrfach verwenden.

Am Ende des letzten Arbeitstages besprechen Sie den Anrufbeantworter. Die wichtigen Informationen sind: Von wann bis wann sind Sie im Urlaub und wer übernimmt die Vertretung?

 

 

Terminplanung anpassen

Regelmäßige Folgetermine sollten Sie so setzen, dass sie nicht in die Urlaubszeit fallen. Falls nötig, können die mit der Terminplanung beauftragten MFA die Termin-Abstände etwas verkürzen oder verlängern. Denken Sie daran, die Patienten ausdrücklich darauf hinzuweisen, wenn der nächste Termin etwas früher oder später liegt als sonst.

In den 14 Tagen vor Urlaubsbeginn sollten Sie in der Terminplanung einige Termine freihalten für Patienten, die unbedingt noch einmal einbestellt werden müssen oder für akute Termine.

Den Terminplan für die erste Woche nach dem Urlaub sollten Sie nicht komplett füllen. Halten Sie Termine für Akut-Patienten frei, die nicht Ihren Vertreter aufsuchen wollten. So ersparen Sie sich eine komplette Termin-Überlastung direkt nach dem Urlaub.

Auch die Urlaubszeiten des Praxisteams wollen geplant werden. Wer wieviel Urlaubsanspruch hat, wann Urlaub verfallen kann, was Sonderurlaub ist und inwieweit Arbeitgeber bestimmen können, wann ihre Mitarbeiter Urlaub nehmen müssen – das alles und noch mehr erfahren Sie in der Praxisinfo „Urlaubsplanung in der Arztpraxis“.

 

Sonstiges

Überprüfen Sie etwa 3 Wochen vor dem Praxisurlaub die Lagerbestände und lösen Sie Bestellungen aus.

Bestellen Sie Zeitungen und Zeitschriften ab und treffen Sie Regelungen für die Post: Ist jemand aus dem Team zuständig, den Briefkasten auch während des Urlaubs täglich zu leeren? Oder sollen Briefe im Postzentrum gesammelt und gelagert werden?

Informieren Sie auch die Reinigungsfirma über den Praxisurlaub. Möglicherweise ist dieser Zeitraum ideal für eine Grundreinigung.

Am letzten Arbeitstag vor Feierabend sollten Sie einen Abschlussrundgang durch die Praxis machen und dabei kontrollieren, ob alle Fenster geschlossen und alle Geräte ausgeschaltet sind, das Sprechzimmer ordentlich und sauber und die Anmeldung aufgeräumt ist.

 

Hier finden Sie die komplette Praxisurlaub-Checkliste mit ergänzenden Informationen zum Download. Die Praxisinfos „Urlaubsplanung“ und „Vertretung in der Praxis“ erhalten Sie im Mitgliederbereich oder unter service@virchowbund.de bzw. 030 / 288 774 – 120.

 

Downloads

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