Praxisbegehung und Meldepflichten: Das will das Gesundheitsamt von Praxisinhabern
Wenn Sie sich in Ihrer eigenen Arztpraxis niederlassen, kommt in der Regel direkt die erste Meldepflicht an das Gesundheitsamt auf Sie zu. Wir erklären Ihnen, warum Sie sich bereits zum Start melden müssen, wie eine Erst- oder Praxisbegehung abläuft – und worauf Sie sich vorbereiten sollten.
Was muss ich dem Gesundheitsamt zu Beginn meiner Niederlassung melden?
Der erste Kontakt zum Gesundheitsamt erfolgt für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte meist schon vor dem eigentlichen Start in den Praxisalltag. In der Regel müssen Sie noch vor oder unmittelbar nach der Praxiseröffnung beim Gesundheitsamt melden.
Die rechtliche Grundlage dafür liegt in den jeweiligen landesrechtlichen Gesetzen, z. B. in Hessen im Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD). Dort heißt es in §12 HGöGD: „Wer einen Beruf des Gesundheitswesens selbständig ausüben will oder wer Angehörige der Berufe des Gesundheitswesens beschäftigt oder beschäftigen will, hat Beginn und Ende dieser Tätigkeit innerhalb eines Monats dem für den Ort der Niederlassung zuständigem Gesundheitsamt anzuzeigen.“
Erkundigen Sie sich deshalb, welche Vorgaben in Ihrem Bundesland bestehen.
Danach kann es sogar sein, dass sich das Gesundheitsamt direkt zu einer Erstbegehung anmeldet. Im Zuge einer Praxisbegehung kontrolliert das Gesundheitsamt, ob die Sicherheit der Patienten und Praxismitarbeiter gewährleistet ist. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Praxisinhaber von Anfang an wissen, welche Pflichten Sie z. B. in Bezug auf Hygiene, Abfallentsorgung, den Umgang mit Medizinprodukten und Arbeitsschutz haben.
Das Hygienemanagement ist eine umfangreiche Aufgabe und Teil des Qualitätsmanagements. Alle wichtigen Informationen zum Hygienemanagement haben wir hier in einer Übersicht zusammengefasst.
Übrigens: Je nach Zuständigkeit im Bundesland sind unterschiedliche Ämter berechtigt, Ihre Praxis zu begehen. Es kann deshalb vorkommen, dass sich mehrere Behörden innerhalb weniger Wochen in der Praxis ankündigen. Das Gesundheitsamt prüft dann beispielsweise, ob das Infektionsschutzgesetz eingehalten wird, ein anderes Amt kontrolliert die Medizinproduktebetreiberverordnung.
Wie läuft eine Praxisbegehung im laufenden Praxisbetrieb ab?
Die Begehungen bestehen immer aus drei Phasen:
- Ankündigung
- Termin vor Ort
- Protokoll und Mängelbeseitigung
In der Regel werden die Kontrollen einige Wochen im Voraus angekündigt. Gemeinsam mit der Terminankündigung erhalten Sie einen Fragebogen und eine Checkliste von Unterlagen, die Sie ausgefüllt an das Amt zurücksenden müssen. Dazu zählt z. B. der Hygieneplan oder die Arbeitsanweisungen. Praxisbegehungen ohne Voranmeldung sind selten und erfolgen meist, wenn ein Patient oder ausgeschiedener Mitarbeiter Mängel an die Behörde meldet.
Virchowbund-Tipp: Um sich auf den Termin vorzubereiten, kann Ihr QM-System als Leitfaden dienen. Wenn Sie QM in Ihr Praxismanagement etablieren möchten, erfahren Sie hier mehr zum Thema Qualitätsmanagement.
Je nach Größe der Praxis dauert die Begehung nach unserer Erfahrung etwa drei Stunden. Sie startet mit einer Vorbesprechung in den Praxisräumen, danach werden alle Räumlichkeiten penibel kontrolliert (auch das Wartezimmer, die Pausenräume und die Küche) und die Dokumentationen überprüft.
Bei der Begehung wird jeder Winkel und jede Schublade inspiziert. Und: Auch Betriebsmittel wie Staubsauger und Kaffeemaschinen werden überprüft. Auch dafür braucht es Aufzeichnungen im Gerätebuch.
Auch die Praxisangestellten werden in die Begehung einbezogen und müssen z. B. Arbeitsabläufe wie die korrekte Händedesinfektion demonstrieren. Am Ende steht ein Abschlussgespräch mit dem Praxisinhaber. Die Prüfer werden dort erste Verbesserungsvorschläge und eine Beratung machen.
Die vollständige Übersicht, was bei der Praxisbegehung geprüft wird, finden Sie auf der Virchowbund-Themenseite zur Praxisbegehung. Dort lesen Sie auch nach, wieso Praxisbegehungen kostenpflichtig sind und welche Mängel Sie vor der Praxisbegehung dringend beseitigen sollten.
Einige Tage bis Wochen nach der Behördenkontrolle erhalten Sie das Protokoll, in dem sämtliche Mängel aufgelistet sind. Das Amt setzt Fristen, bis wann diese behoben sein müssen. Sie müssen nachweisen, dass Sie die Mängel fristgerecht beseitigt haben. Auch das wird kontrolliert.
Bei gravierenden Beanstandungen dürfen Geräte nicht mehr benutzt oder Operationen nicht mehr durchgeführt werden. Außerdem drohen Ordnungsgelder und im schlimmsten Fall die Schließung der Praxis.
Die ausführliche Checkliste Praxisbegehung können Virchowbund-Mitglieder hier herunterladen.
Darin finden Sie rund 75 konkrete Maßnahmen und Schritte, die Sie der Reihe nach abhaken können.
Wie bereite ich mich auf eine Praxisbegehung vor?
Einige
- Sorgen Sie dafür, dass eine aktuelle Version der aushangpflichtigen Gesetze in Ihrer Praxis vorhanden ist
- Absolvieren Sie den KBV-Praxischeck
- Sorgen Sie dafür, dass mehrere Mitarbeiter einen Sachkundenachweis vorweisen können und denken Sie an die regelmäßigen Nachschulungen
- Nutzen Sie einen Reinigungsplan – beim Virchowbund finden Sie eine Vorlage für den Reinigungsplan
- Schließen Sie einen Vertrag zur betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung – nutzen Sie die Virchowbund-Verträge dafür
- Erstellen Sie einen Hygieneplan und ergänzen Sie alle nötigen weiterführenden Dokumente
- Pflegen Sie das Bestandsverzeichnis der Medizinprodukte
Sie sind bereits Mitglied im Virchowbund? Lassen Sie sich vor und nach der Praxisbegehung zur Sicherheit beraten. Nutzen Sie die kostenfreie, individuelle Rechtsberatung und Praxisberatung für Mitglieder im Virchowbund.
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